Notulen jaarvergadering Antwood Affair, d.d. 23-01-2009.

Aanwezig: Guido, Joop, René, Ruud v.V., Else, Harriët, Ruud S., Bas, Aart, Cécile, Miriam, Annemarie, Yvonne, Marion, Elise, Hélène, Eric, Ria, Daniëlle, Wim, Corien, Teade, Dick
Afwezig: Huub (met notie), Toon (met notie), Berry (met notie), Lucy (met notie), Tonnie (met notie), Ruud M. (met notie) Marlen, Willeander.

1. Opening.
Eric opent de vergadering en heet iedereen welkom.

2. Goedkeuring notulen vorige jaarvergadering (01-02-2008)
De notulen van de vorige jaarvergadering worden goed gekeurd.

3. Verslag van de verschillende commissies:

 Buitenkoorse activiteiten:
Het orkest heeft in 2008 het koorfeest georganiseerd. Aart geeft aan dat het erg leuk was om te organiseren. Het was ook goed gegaan. Het idee is om elk jaar een andere stemgroep het koorfeest te laten organiseren. Iedereen stemt hier mee in. In 2009 zal de altengroep het koorfeest organiseren. De mannen worden als één groep gerekend.
 P.R. commissie:
René geeft aan dat er meerdere dingen in 2008 zijn gebeurd rondom P.R. Er zijn mails geschreven, promotiepakketjes gestuurd, telefoontjes gepleegd. Er loopt een aantal zaken; er zijn nog weinig zaken concreet. Het contact met Kees vd Ven loopt.
Ideeën rondom P.R. blijven welkom.
 Opbouwploeg
De opbouwploeg is uit elkaar gevallen. Alleen René en Victor zijn over gebleven, aangevuld met koorleden. Als iemand nog mensen weet voor de opbouwploeg, is dit van harte welkom.
 Materiaalbeheer
Er is 1 flightcase stuk. Tonnie heeft een ander drumstel. Er is nu voldoende materiaal. Het bestuur zal bespreken wat we met het oude drumstel kunnen doen.
 Ledenwerving:
Cécile geeft aan in 2008 niet veel te hebben gedaan. De commissie is niet bij elkaar geweest. Dit moet in 2009 wel gaan gebeuren. Het is welkom als er één persoon bij komt. Marion biedt zich aan.
 Choreo:
Else geeft aan dat het plan van aanpak rondom de choreo is rond gemaild. De choreo wordt veel geoefend. Vier weken voor een optreden wordt er in “oorlogsopstelling” geoefend. Else en Hélène bedenken de choreo. Ideeën vanuit de koorleden zijn welkom. De choreo loopt in het algemeen goed. Er moet wel aandacht komen voor de voorste groepjes. Belangrijk is dat de basis eigen wordt.

Kleding:
De commissie is nog niet bij elkaar geweest. Het zwart blijft de basis. De kledingkist kan eventueel voor materiaal gebruikt worden. Dan kan er iets kleiners aangeschaft worden voor de kleding.

4. Verslag secretaris.
Het verslag is door iedereen gelezen.
Joop had als aanvulling zijn huwelijk met Hélène. Dit wordt vermeld.

5. Verslag penningmeester
Teade heeft de jaarrekening gepresenteerd. De ontvangsten en uitgaven zijn nagelopen. We hebben een positief saldo van 145,40 euro. Op de spaarrekening staat 10,385 euro.

Guido vraagt wat gezond is om als spaargeld te hebben. Een positieve reserve is belangrijk om te hebben. Als er bv. mankementen zijn aan materiaal. We hebben op dit moment voldoende reserves. Guido vraagt ook of we kunnen kijken naar draadloze microfoons. Het kost veel, meer dan we hebben aan reserves. Er kan een commissie gevormd gaan worden om daarmee aan de slag te gaan. Guido, Yvonne en Marion willen zich hiervoor opgeven. Het bestuur zal dit oppakken.

6. Verslag kascommissie.
De kascommissie bestond uit Yvonne en Marlèn.
De kas zag er prima uit; complimenten voor de penningmeester.
De volgende kascommissie bestaat uit Yvonne en Annemarie.

7. Bestuursverkiezing.
Daniëlle en Teade zijn aftredend en herkiesbaar. Eric, Hélène en Ria zijn zittend. Voor Daniëlle en Teade moet gestemd worden.
De uitslag is: Daniëlle: 20 stemmen voor
Teade: 23 stemmen voor
Één maal ongeldig
Daarmee zijn zowel Danielle als Teade herkozen als bestuurslid.

8. Familiedag:
Het bestuur heeft een voorstel met betrekking tot de familiedag. De situatie van Antwood Affair is veranderd in de loop der jaren, dus de insteek van de familiedag moet aangepast worden. Een tweede evenement in het jaar, met partners, naast het koorfeest is nog steeds wenselijk. Het bestuur stelt een Barbecue voor. Een barbecue op de vrijdag voor de eerste repetitie na de zomervakantie. Met partners, zonder kinderen. Low budget, bv. bij iemand thuis. Elk jaar zijn er twee of drie personen die de organisatie op zich nemen.
De leden vinden het een leuk idee. Het past beter bij het huidige Antwood Affair. Iedereen is akkoord. Miriam en Eric organiseren het de eerste keer.

9. Thema: “Een kijkje in de spiegel”.

Er zijn opnames in Maasdriel gemaakt. Deze opnames gaan we bekijken. De opdracht is om te kijken wat goed gaat bij jezelf en bij anderen en wat kan beter. Er worden vijf groepen gevormd. Deze gaan bij elkaar zitten en geven daarna een terugkoppeling van wat ze hebben gezien, zowel over henzelf als groep, maar ook over de andere stemgroepen c.q. Antwood als geheel.

Bassen en René:
 Choreo gaat in het algemeen goed. Het is een mooi plaatje.
 Van/ naar de microfoons is wisselend.
 De bewegingen zijn soms anders als je voor of achter staat.
 De bewegingen met de handen zijn soms te verschillend.
 Onlangs het lengteverschil bij de bassen, gaat het goed.

Alten en Ria:
 Niet genoeg power; met als kanttekening dat de opname vertekend overkomt. In de zaal kwam het veel meer energiek over.
 Verschillende handen/armbewegingen.
 1 kort rokje.
 De chemie van het groepje voor is er nog niet.

Sopranen:
 We gaan ervoor.
 Meer energie mag.
 Meer soft focus mag.
 Choreografisch zijn we sterk.
 Tussen de nummers door meer concentratie nodig.

Tenoren en Wim:
 Bewegingen mogen duidelijker.
 Mimiek mag beter.
 Goed op elkaar ingespeeld.
 Het beeldmateriaal willen we graag helemaal zien.
 De solist mag niet meezingen met het koor. Dat is niet mooi.
 Mag meer enthousiasme.
 Een vrolijk nummer komt goed over qua uitstraling.

Orkest:
 Perdido stond er, sfeervol.
 Meer lef, energie, durf en toneelspel.
 Choreo-tip: af en toe stilstaan/ contrast creëren.
 Het duurt soms te lang voordat een nummer loopt.

Aanvullingen van Else en René:
 Else: soms ben ik te veel op de automatische piloot bezig. Belangrijk is om daar bewuster mee om te gaan.
 René: Heeft het afgelopen jaar een positieve ontwikkeling gezien bij Antwood Affair. We staan beter en enthousiaster op het podium.

10. JIA 2009.

De stand van zaken rondom JIA 2009 op 30 mei 2009.
Er zijn al ideeën om JIA 2009 vorm te geven. Hans Snoeijen van De Koffer wil graag meewerken. De subsidie van de gemeente is binnen (1000,00 euro), de gemeente vergunning is binnen. Jump ’n Jive staat in optie. De sponsorpakketten en de flyers zijn klaar.
Omdat de sponsoring moeizamer verloopt als in 2007 ligt er het idee om een loterij te organiseren. De leden lotjes laten verkopen voor bijvoorbeeld 1 euro per lotje. De prijs kan bv. een gesponsorde scooter zijn. We kunnen ook onze cd’s en lotjes op de avond zelf verkopen.
De vraag aan de leden is of er nog andere ideeën zijn voor sponsoring. Ieders inzet is noodzakelijk en wordt ook verwacht.

11. Rondvraag.

Harriët: Een aantal links op de website werken niet. Kan hier naar gekeken worden?
 Aart zal hiernaar kijken.

Worden de foto’s van Maasdriel gebruikt voor de website?
 Er wordt een album toegevoegd aan de website op het members-only gedeelte. De foto’s die op het publieke deel worden niet aangepast want dit zijn juist erg goede en professionele foto’s.

12. Afsluiting.
Eric sluit de vergadering en bedankt iedereen voor de komst en de inzet.

Jaarverslag secretaris Antwood Affair 2008.

Het jaar 2008 was een jaar dat nog deels in het teken stond van het 40-jarig jubileum, met bijvoorbeeld de gospelmis. Verder was er de workshop “Singing Affairs”, een oefenavond met Michel en één met Kim, een tweetal optredens en het koorfeest.

In 2008 is er een aantal nieuwe leden bij gekomen, nl. Corien, Toon, Berry en Harriët. Yvonne besloot om weer lid te worden, ondanks de reisafstand. Dick is lid geworden als percussionist.
Een aantal leden is ook gestopt. Dat zijn Jeanine, Cune, Saskia, Rinie, Harrie, Christel en Ruud Gerrits, Ria, Maureen en Ellen. Rob K. is gestopt met de opbouwploeg.

Het bestuur heeft in 2007 een aantal wijzigingen ondergaan.
Joop en Cécile waren aftredend en niet herkiesbaar. Daarvoor in de plaats zijn gekomen:
Hélène: Bestuurslid
Ria: Bestuurslid
De resterende functies bleven ongewijzigd.

Wat hebben we gedaan in 2008?:

• Op 27 januari de gospelmis. Het accent lag op het afsluiten van het jubileumjaar. Er waren veel oud-leden naar de gospelmis gekomen. De reacties waren zeer positief.
• De workshop “Singing Affairs”, met medewerking van Michel. Deze workshop stond in het kader van nieuwe leden aantrekken. De opkomst was zeer groot. Er hadden zich uiteindelijk zeven dames aangemeld voor een stemtest. Helaas zijn er geen kandidaten naar voren gekomen.
• Optreden Helden Panningen op 29 maart.
• Verenigingendag Mierlo op 1 juni. We pakten groter uit dan het jaar ervoor. We hadden een wedstrijd georganiseerd met als thema: “hoe lang kan iemand achtereenvolgens geluid produceren”. Dit sloeg goed aan en we hebben veel aandacht gekregen.
• Workshop visagie gegeven door Ruud Gerritsen op 18 juni. De workshop werd goed ontvangen. Men heeft het als een toegevoegde waarde ervaren. Van daaruit is er een pakket make up aangeschaft, die we gebruiken tijdens optredens.
• Optreden Maasdriel op 29 november.
• Het Koorfeest op 13 december. Dit is erg goed bevallen. Er zijn veel positieve reacties gekomen. Het was een leuk thema, waarbij iedereen zijn best had gedaan om zo fout mogelijk te komen. Complimenten voor de organisatie!!

Er waren in 2008 twee jubilarissen, nl:
Marlen: 12,5 jaar
Joop: 12,5 jaar

Er is veel gewerkt aan de performance van Antwood Affair. We hebben veel gewerkt aan concentratie en dictie.
Daarnaast is er een plan van aanpak in verband met de choreo gekomen. Dit is ingevoerd tijdens de repetities.

Omdat Patrick minder tijd had, heeft René zijn rol overgenomen. Hier zijn we erg blij mee. René is veelal bezig met PR-zaken.

De commissies zijn gevuld en iedere commissie doet zijn best de taken uit te voeren.

We hebben een aangepast en scherper aspirantenbeleid. Dit om nieuwe leden meer te ondersteunen en meer feedback te kunnen geven. De coach nieuwe leden is er meer bij betrokken. Er wordt meer geëvalueerd, zodat nieuwe leden weten waar ze aan toe zijn en aan kunnen geven waar ze wel/ niet tegen aan lopen. Het geeft meer duidelijkheid. Na 6 maanden kan het lidmaatschap omgezet worden in een definitief lidmaatschap.

In 2009 willen we onder andere het accent gaan leggen op:
 Actieve ledenwerving.
 Optredens.
 JIA 2009.
 Performance

M.v.g. Secretaris Daniëlle Scheepers.

Notulen jaarvergadering Antwood Affair, d.d. 1 februari 2008.

Aanwezig: Else, Ruud M., Elise, Ruud S., Jeanine, Guido, Miriam, Cune, Saskia, Lucy, Wim, Harrie, Annemarie, René, Rini, Aart, Hélène, Ruud v V., Patrick, Marion, Wilfried, Teade, Joop, Eric, Cécile, Daniëlle, Ria.
Afwezig: Bas (met notie), Huub (met notie), Marlen, Willeander, Ruud G. en Christel.

1. Opening.
Eric opent de vergadering en heet iedereen welkom.

2. Korte evaluatie gospelmis.
Er zijn veel positieve reacties gekomen op de gospelmis. Het was een succes. Joop heeft een mail gekregen van een mannenkoor met een uitnodiging voor een optreden in Valkenswaard. Dit wordt verder in het bestuur opgepakt.

3. Goedkeuring notulen vorige jaarvergadering ( (26-01-2007).
De notulen van de vorige jaarvergadering worden goed gekeurd.

4. Verslag secretaris.
De secretaris verspreidt het jaarverslag van Antwood Affair over het jaar 2007 en leest dit voor.
Aanvulling: De jubilarissen van Wim en Ruud v V. worden vermeld (met excuus van het bestuur voor deze onvergeeflijke omissie).

5. Verslag penningmeester.
De penningmeester doet verslag van de financiële situatie.
JIA heeft ca. 1900,00 euro opgeleverd.
De reünie heeft ca. 500,00 euro gekost.
Het koorfeest heeft ca. 1000,00 euro gekost.
Er is een positief saldo van 1.733 euro
Jeanine vraagt of er subsidie vanuit de gemeente terug betaald moet worden. Teade heeft hier nog niks over gehoord.
Lucy vraagt of we een mail krijgen ivm betalen van de contributie. Teade zal hier voor zorgen.

6. Verslag kascommissie/ benoeming nieuwe kascommissie.
De kascommissie bestond uit Annemarie en Hélène.
De kas zag er prima uit; complimenten voor de penningmeester.
De volgende kascommissie bestaat uit Jeanine en Rini.

7. Bestuursverkiezing.
Joop en Cécile zijn aftredend en niet herkiesbaar. Eric, Teade en Daniëlle zijn zittend. Door het bestuur worden Hélène en Ria voorgedragen als kandidaat bestuursleden. Voor Hélène en Ria moet dus gestemd worden.
De uitslag is: Ria: 24 stemmen voor
Hélène: 26 stemmen voor
Joop en Cécile worden bedankt voor hun inzet de afgelopen jaren.

8. Thema: Antwood Revival!
De leden vanuit de verschillende commissie geven een kort verslag hoe het in 2007 is gegaan in de commissies.
Else: commissies choreo en kleding
Choreo: er is gekozen voor een meer professionele aanpak. Kim is meer betrokken. Voor 2008 is er meer duidelijkheid nodig ivm aanpak choreo.
Kleding: Rieteke is komen kijken en heeft advies gegeven. Er zijn kleine aanpassingen tot stand gekomen. De heren hebben een andere broek. Er zijn minder aanwezige accessoires. In 2008 moet er gekeken worden naar de bloezen van de heren. De boorden zijn aan het verslijten.

Cécile: commissie ledenwerving
Er zijn in 2006-2007 verschillende open repetities geweest.
Radio Siris is betrokken geweest.
JIA: er zijn krantenartikelen geplaatst.
24 juni is er een verenigingendag geweest, waardoor Saskia bij Antwood Affair is aangesloten.
Vanuit de reünie zijn de oud-leden benaderd.
Singing Affairs: de workshop die op 15 februari gaat plaatsvinden.

Patrick: PR-activiteiten.
Er zijn promotiepakketten naar theaters en festivals gestuurd.
Er zijn contacten met Cees vd Ven. Hij is een prominent figuur in de jazz wereld. Cees geeft tips en is bereid Antwood Affair te ondersteunen om meer optredens te krijgen.
Het optreden in Maasdriel op 21 juni is geregeld.
In samenwerking met Ria zijn er krantenartikelen geplaatst.

René heeft zich aangemeld voor floormanager en opbouwploeg.

Victor heeft zich aangemeld voor de opbouwploeg.

De aanpak van de choreo in 2008.
Hoe verloopt de choreo op dit moment en wat willen we in 2008?
Wilfried: er wordt veel gedacht tijdens een optreden, waardoor het enthousiasme minder is. De choreo ziet er soms hakkelig uit. Beter is om de choreo minimaal te houden.
Ruud M.: De choreo is soms te moeilijk.
Elise: Choreo staat niet zoals het moet. Misschien wat losser.
Ruud S.: De uitstraling is belangrijker. Een tip is om meer te oefenen tijdens de repetities.
Jeanine: Veel baat gehad aan de repetities met Kim. Meer uitstraling en meer bezig met het publiek.
Guido: standaard en microfoons beperken de bewegingsvrijheid.
Miriam: de choreo damt het enthousiasme in. Extra oefenen.
Cune: het loopt niet altijd synchroon. Dit hoeft ook niet altijd. Per nummer is dit verschillend.
Saskia: ik concentreer me nu op de zang. Met de choreo kan ik meer hulp gebruiken.
Lucy: choreo komt er vaak tussendoor. Het is of choreo-concentratie of zangconcentratie. Een tip is om af en toe Kim erbij te halen.
Wim: van Kim hebben we veel geleerd. Dit enthousiasme is belangrijk om door te zetten.
Cécile: Kim is een goede hulp. Werken aan uitstraling. De choreo kan minder gecompliceerd. Vaak is er onenigheid in de choreo-commissie en dat is niet prettig. Choreo uitschrijven heeft gewerkt.
Annemarie: compliment voor de commissie die steeds de choreo moet verzinnen. De discussies die ontstaan is jammer. Er moet meer structuur komen in het oefenen. Niet vlak voor een optreden alleen maar oefenen.
René: De commissie moet meer zeggen waar het op staat. Het is een moeilijke rol. Het is misschien fijn om soms uit het koor te stappen om overzicht van de choreo te krijgen. Als een nummer zangtechnisch loopt, gaan oefenen met de choreo.
Meer oefenen met de microfoonstandaards. Hierdoor ontdek je waar de moeilijkheden zitten.
Rini: meer tijd inbouwen voor de choreo.
Aart: Choreo is bijzaak. Het gaat om het enthousiasme en uitstraling. Per nummer is dit verschillend. Waarom zou je voor elk nummer choreo moeten hebben?
Ruud v V: Choreo is wel belangrijk om voor elk nummer te hebben, anders ontstaan er te grote verschillen in beweging. Choreo geeft houding op het podium. Dit is een kwestie van oefenen. 1 maal per week 2 uur oefenen is niet voldoende om alles bij te houden. Hierin moeten keuzes worden gemaakt. Het is het nu net niet. Extra repetities is een optie. Hebben we er dit voor over?
Patrick: Choreo is een toegevoegde waarde. Er moet tijd hiervoor worden gereserveerd.
Marion: Choreo is belangrijk. Meer aandacht. Extra repeteren. De commissie moet meer standvastig zijn.
Hélène: tijdens het instuderen iemand voor het koor gaan staan. Visualiseren. Na verloop van tijd moet het erin zitten. Mensen die moeite hebben met choreo kunnen notities maken als hulpmiddel.
Eric: vaker voor de groep staan. Kim heeft veel positieve inbreng gehad.
Else: de performance is belangrijk. ¾ van de groep staat vaak stil tijdens de repetities. Ieder moet zijn verantwoordelijkheid hierin nemen.

De rode draad: Performance en uitstraling vinden wij belangrijk en de inzet van Kim is een waardevolle aanvulling.

Commissies: invulling open vacatures.
Kledingcommissie: Elise en Annemarie melden zich aan
Choreo: Hélène en Rini melden zich aan. Marion wil graag in de toekomst meewerken aan de choreo.
Familiedag: Ruud S. meldt zich aan.
Idee Wilfried: het orkest organiseert een buitenkoorse activiteit. Wilfried stelt dit voor aan het orkest.
De functie van coach komt te vervallen. Dit wordt een taak van het bestuur.

Harrie neemt per vandaag afscheid van Antwood Affair na 32 jaar. Wij bedanken Harrie voor zijn inzet al die jaren.

Ruud M. wordt bedankt voor zijn hulp ivm het vervoer.

9. Rondvraag.

Elise: wordt ik verwacht tijdens de opbouw voor een orkestrepetitie? Ja, Elise
blijft komen tijdens de opbouw.
Ruud S.: is bezig met opschonen van het archief. Ruud wil deze taak graag doorgeven. Dit wordt in het bestuur opgepakt.
Marion: Hoe werkt het afmelden? Tijdens de repetitie bij Else afmelden. Verder bij Hélène.
Ruud v V:zoekt nieuwe nummers. Ideeën graag bij Ruud neerleggen. Wanneer
we in Helden Panningen optreden; graag iedereen aanwezig.
Rini: wat doen we met de uitnodiging om in Valkenswaard op te treden? Dit wordt in het bestuur opgepakt.
Annemarie: Tijdens de gospelmis was er ruimtegebrek op het podium. Normaal
staat het podium anders. Als het kan graag op de oude manier opstellen.
Voorheen was het zo dat er voor nieuwe mensen extra choreo avonden werden geregeld. De commissie antwoord dat wanneer er geen vraag komt er ook niks geregeld wordt.
Harrie: wenst ons veel succes.
Lucy: wat is het wachtwoord van de site “members only”? Aart zal ons dit mailen.
Cune: zit bij de commissie ledenwerving, maar weet niet waar ze aan toe is. De commissie geeft aan dat hulp altijd welkom is en dat hier meer aandacht voor komt.
Jeanine: Hoeveel vacatures zijn er voor de alten: er zijn twee vacatures. Er zijn ook heren nodig. De sopranen zitten in principe vol. Er zijn wel verschillende opties om het aan te pakken. Dit ligt er ook aan wat de uitkomst van de workshop zal zijn.
Wie zijn de contactpersonen vanuit het bestuur ivm de commissies? Dit wordt in het bestuur opgepakt en terug gekoppeld.

10. Afsluiting.
Eric sluit de vergadering en bedankt iedereen voor de komst en de inzet.