NOTULEN JAARVERGADERING 2011 ANTWOOD AFFAIR, d.d. 27-1-2012
Aanwezig: Eric, Roger, Annemarie, Aart, Bas, Dick, Lucie, Lise, Guido, Daniëlle, Joop, Hélène, Else, Ruud van V., Wim, Ria.
Afwezig: met kennisgeving: Yvonne, Ruud M., Ruud S., Marco, Margot, Cecile; zonder kennisgeving: Marlène, Wilfried, Tonnie, Willeander.

Voorzitter Eric opent de vergadering met twee mededelingen:
– Ben Lindhout heeft besloten te stoppen als p.r.-medewerker. Hij stelt het op prijs als zijn ‘ontslagbrief’ wordt voorgelezen, hetgeen de voorzitter doet. Een resumé: Ben schrijft dat de samenwerking met Antwood voor hem niet goed voelde. Hij miste de interesse en betrokkenheid vanuit de club; koor en Ben zitten niet op dezelfde golflengte, daarom heeft het voor hem geen zin om verder te gaan. Jammer, dat het zo moet eindigen. De voorzitter meldt dat het bestuur op gepaste wijze afscheid zal nemen van Ben.
– De tweede mededeling is van huishoudelijke aard: de melding dat nog een agendapunt wordt toegevoegd aan de agenda, namelijk de voortgang van de ledenwerfacties.

De notulen van de vorige jaarvergadering worden zonder opmerkingen goedgekeurd.
Ook het verslag van de secretaris en dat van de penningmeester worden goedgekeurd. Bij dat van de penningmeester heeft Bas een vraag over de vergoeding aan de leden rondom het uitstapje naar Duitsland, naar het optreden van THV en MT. De voorzitter legt uit dat aan de leden die mee geweest zijn, enkel de benzinekosten zijn vergoed.

De kascommissie kan geen décharge verlenen, omdat beide leden van de commissie – Yvonne en Ruud S. – niet aanwezig zijn. Punt 5 van de agenda wordt derhalve uitgesteld tot nader order.
Wel wordt een nieuwe kascommissie gekozen: Joop en Lucie.

Bij de bestuursverkiezing zijn Ria en Annemarie aftredend en niet herkiesbaar. Zij worden ‘uitgezwaaid’ en bedankt. Conform het voorstel van het bestuur wordt ervoor gekozen het bestuur het komende half jaar uit slechts drie personen te laten bestaan en de benoeming ook voor enkel een half jaar te laten gelden. Guido meldt zich spontaan aan als derde bestuurslid – naast Eric en Roger – en wordt bij acclamatie gekozen.

Update ledenwerfactie:
De voorzitter laat de posters, flyers en ansichtkaarten zien die Cecile ontworpen heeft en heeft laten drukken. Deze materialen zijn vrijelijk te gebruiken door iedereen. Hélène meldt dat ze klanten in de winkel waar ze werkt een ansichtkaart zal meegeven in de tas met gekochte kleding.
Er ic leest de lopende en geplande acties voor:
-ontwerpen en laten drukken van flyers, posters e.d: is gebeurd
-promofilmpjes maken (youtube): gebeurd
-placemats-actie: cancelen we voorlopig
-posters ophangen en flyeren in dorpskernen Mierlo, Eindhoven-Noord, Nuenen, Helmond, Someren, Deurne, Geldrop, Gemert, Brandevoort, TU Eindhoven, Amazing Eindhoven: dat doen Lucie, Margot, Annemarie, Lise, Ruud M. en Marco. Niet alle plaatsen zijn al voorzien van een ‘flyeraar’.
-zangcoaches benaderen: Annemarie en Daniëlle: ze zijn aan het inventariseren
-mailtje maken dat geschikt is om naar netwerk te versturen: Ruud van V., is gebeurd
-miniscriptje maken mbt hoe je ‘vrienden van vrienden’ kunt benaderen: doet Eric
-Repetities bijwonen van andere koren en met besturen praten: doen Eric en Margot
-cd’s/dvd’s branden: heeft Joop gedaan
– Website bijwerken: heeft Aart gedaan
-benaderen studentenkoor Eindhoven: doet Bas
-Benaderen Lichtstad Revue en diverse muziek-connecties : Marco
-algemeen mailtje rondsturen, berichten op facebook e.d: Marco
– contact met zangeres: Tonnie

De voorzitter vraagt of mensen er nog acties aan toe te voegen hebben en of mensen er behoefte aan hebben gaten te vullen in de lijst met acties. Op beide vragen komt geen reactie.

45-jarig jubileum:
Het bestuur vindt het lastig te bepalen hoe om te gaan met het 45-jarig bestaan van Antwood, in oktober 2012. Als we een concert willen verzorgen met een publiekstrekker erbij, moeten we nu al beginnen met de organisatie. Maar wat dan als we in juli besluiten dat het doek moet vallen? Geven we dan een afscheidsconcert? Kortom: welke insteek moeten we kiezen?
Er komen diverse suggesties vanuit de vergadering:
-iets bedenken wat in beide gevallen (afscheid of jubileum ) gebruikt kan worden
-het jubileum – als dat door kan gaan – pas bijvoorbeeld in februari 2013 vieren
-een dagje naar de efteling of een ander uitje, of een etentje, geen concert.
– een gewoon concert, zonder publiekstrekker
– een concert en een leuke afterparty met een band, reunie-achtig
– concert en etentje als we stoppen, concert en regionale bekende band als we doorgaan.
-iets projectmatigs, met oud-leden erbij.
Stof genoeg dus, voor het nieuwe bestuur, om daar eens over te bomen. Wim wijst erop dat we in de statuten hebben staan dat het geld dat Antwood overhoudt na opheffing, naar een bevriende vereniging zou moeten gaan.

Voordat de rondvraag begint, huldigt de voorzitter Ruud en geeft hem de gebruikelijke ‘envelop’. Met dank voor al die uren, die hij weer in Antwood heeft gestopt, in 2011.

Van de rondvraag maakt alleen Joop gebruik. Hij wijst erop dat Toine, beheerder van Loesje, al onze jaarstukken heeft toegezonden gekregen. Dat kan dus niet, vindt Joop terecht.

Jaarverslag secretariaat Antwood Affair, jaar 2011.

Antwood Affair begon het jaar met een verhuizing: onze jaarvergadering hielden we nog in De Almhütte, waar we jaren hadden gerepeteerd, maar meteen daarna – begin februari – zijn we vertrokken naar Het Loesje. De reden daarvoor: in Den Heuvel zouden we voortaan ook huur moeten gaan betalen, waardoor de noodzaak om daar te blijven repeteren verviel. Omdat we ook in Loesje huur moeten betalen, werd besloten voor het eerst sinds jaren de contributie te verhogen, en wel van 70 naar 85 euro per jaar. Verder werd besloten in Loesje met het consumptiebonnensysteem te gaan werken: de vereniging koopt consumptiebonnen bij Loesje en verkoopt die voor iets meer dan de aankoopprijs aan de leden. Met de ‘winst’ kan de huur betaald worden.
Ook niet te vergeten van 2011: Else werd – op voorspraak van Antwood – gekozen tot vrijwilliger van het jaar in de gemeente Geldrop-Mierlo. Omdat ze de onderscheiding weigerde (daar herken je de echte vrijwilliger aan), heeft Antwood haar in de jaarvergadering zelf gehuldigd als ‘vrijwilliger van het jaar bij Antwood’.
Aansluitend aan de jaarvergadering werd Miesje, die ons jaren bediende in de Almhütte, in de bloemetjes gezet en werd zij bedankt voor haar inzet in de afgelopen jaren.
In het bestuur werd een tweede niet-zingend lid gekozen: Roger Stouthart. Hij nam het penningmeesterschap over van Teade, die uit het bestuur stapte. Eric en Ria bleven aan in dat bestuur, Annemarie en Marjon werden voor een jaar gekozen als bestuurslid.
Op het ’personele ‘ vlak hadden we in 2011 een paar wijzigingen:
– Bas Teade Steenstra stopte in maart met onmiddellijke ingang bij Antwood. Hij koos ervoor geen afscheid te nemen.
– Margot werd in de loop van het jaar tot volwaardig lid benoemd, zij het met een plek op de reservebank.
– Die reservebank hoefde ze niet lang te bemannen, omdat Marjon vrij snel na de grote vakantie uitviel in verband met het feit dat haar vader ernstig ziek werd
– Eind 2011 besloot Marjon te stoppen met Antwood, ook al omdat haar werkrooster niet meer op Antwood af te stemmen was.
– Met het vertrek van Marjon verloren we ook Viktor, haar partner, die lid was van de opbouw-crew. Van beiden is in december afscheid genomen.
– We verwelkomden in april wel een ander, nieuw lid van de opbouw-crew: Lars van den Reek, zoon van Joop.
– Daarnaast mochten we in het begin van het verslagjaar een nieuwe p.r.-man verwelkomen: Ben Lindhout.
Voor sommige leden was het jaar 2011 niet op alle fronten prettig of juist heel fijn.
Lise viel een tijdje uit, vanwege een operatie aan een ‘verdacht’ plekje in haar wang. Zij heeft inmiddels gelukkig de microfoon weer ter hand genomen.
Ruud Mickers kwam een periode niet zingen, omdat zijn vrouw Annelies ernstig ziek werd. Inmiddels gaat het met Annelies weer een stuk beter en is Ruud weer terug bij te bassen. Vanwege Ruuds grote inbreng in het jaarlijkse koorfeest, werd dat in het vorige jaar (2010) uitgesteld en dus hebben de bassen en tenoren hun taak voor de organisatie in 2011 gehouden. Ook in 2011 ging het feest niet door, maar om een minder verdrietige reden: het koor ging bijna en masse naar een optreden van The New York Voices en Manhattan Transfer, in Duitsland. Het koorfeest is nu in maart 2012 gepland. Dan ook worden de leden gehuldigd, die een jubileum te vieren hadden. Yvonne en Tonnie waren 12,5 jaar lid, Else 40 jaar.
Wel hadden we op 8 juli de jaarlijkse barbecue, als afsluiting van het seizoen. Wilfried en Marlène waren weer onze gastheer en gastvrouw.
Goed nieuws in oktober: Daniëlle en haar partner René kregen op 11 oktober een dochter, Marit.
Antwood stond helaas niet al te vaak op het podium, in 2011. We traden op 2 april op in Geldrop, ter gelegenheid van het jubileum van Big Band Geldrop. En op 14 mei verzorgden we het vierde Meet the Voices- concert in De Blauwe Kei in Veghel.
Wat het ledenbestand betreft, maakte Antwood niet bepaald een sprong voorwaarts. Integendeel: alle zeilen moesten worden bijgezet om de microfoons bemand te houden. Omdat met name het aantal herenstemmen te gering dreigde te worden, werd in oktober een zeer geslaagde workshop gehouden onder leiding van Lizzy Kean. Maar liefst 36 deelnemers telde deze workshop. Helaas leverde die geen nieuwe leden op.
De mededeling van tenor en voorzitter Eric dat hij na het optreden in het voorjaar van 2012 stopt bij Antwood, bracht de discussie over het voortbestaan van Antwood in een stroomversnelling. Immers, met – na het afscheid van Eric – nog twee tenoren en twee bassen en vier sopranen is de basis van de groep te klein geworden. Op 23 december hielden we een buitengewone ledenvergadering, waarin de vraag centraal stond: stopt Antwood of gaan we nog een offensief beginnen om nieuwe leden te werven? Tot dat laatste werd besloten in die vergadering. De leden proberen in een half jaar tijd via allerlei acties aan vooral mannenstemmen te komen. Leveren al die acties geen resultaat op, dan wordt eind juni 2012 een beslissing genomen over het voortbestaan van Antwood.

Verslag jaarvergadering van Antwood Affair op vrijdag 28 januari 2011

1) Opening jaarvergadering:
-Ben Lindhout stelt zich aan ons voor. Hij heeft zich aangemeld om zich voortaan bezig te houden met de PR van Antwood Affair en het aantrekken van nieuwe optredens.
Hij is oud-lid van Antwood en heeft zin in zijn nieuwe taken. We heten hem van harte welkom en wensen hem succes.

-We krijgen allemaal de groeten van Ruud Mickers die al een tijdje afwezig is bij repetities om zijn vrouw Annelies, die behandeld wordt voor een ernstige ziekte, te steunen. Wij zien hem weer op vrijdagavond als de situatie dat weer toelaat. We wensen hen veel sterkte toe.

2)Er zijn geen opmerkingen over de notulen van de jaarvergadering van 2010.

3)Het jaarverslag van 2010 wordt door Lucie, namens een verhinderde secretaris Ria, voorgelezen.
Else merkt op dat er niet in staat dat we met een nieuw ‘opbouwroulatiesysteem’ zijn begonnen.

4)Verslag van de penningmeester: de financiële situatie van Antwood wordt doorgenomen.
Opmerkingen:
-Wim vraagt iets over een wijziging in de afrekening van MTV in Deurne. We krijgen daar misschien zelfs nog een klein bedrag van terug.
-MTV heeft ons ongeveer €450,00 gekost. Uitgangspunt was om ‘kostenneutraal uit te komen, dat is aardig gelukt.

5) Verslag kascommissie: De kascontrole is gedaan door Yvonne en Lucie en alles is goed bevonden.

6)Yvonne en Ruud Sanders zijn benoemd tot nieuwe kascommissie voor het volgend jaar.

7)Bestuursverkiezing:
Vorig jaar zijn we gestart met een 1- jarige bestuursfunctie, die we ook het komend jaar zullen handhaven.
Lucie en Lise treden daarom af en Annemarie en Marion nemen hun plaats in.
Teade neemt, na vele jaren, afscheid als penningmeester en Roger, de partner van Cecile, neemt het stokje van hem over.

8)Opmerkingen over commissies:
-Ben Lindhout bemant de commissie PR voortaan.
-Commissie ledenwerving bestaat uit: Yvonne, Marion en Lucie.

9)Leven na MTV:
Het bestuur wil een reactie geven op de ideeën die hiervoor door de leden per mail zijn gegeven.

Vooraf stelt de voorzitter een aantal voorwaarden:
-AA wil het liefst grote optredens in het vooruitzicht, daarnaast misschien wat kleinere optredens.
-Altijd een eigen show.
-In vol ornaat, op een groot podium.
-Minimaal 1 uur.
-Een ‘luisterend’ publiek.
-Eventueel samen met professionele groepen.
-We willen ‘versterkt’ optreden.

Reacties op ideeën van leden:
-MTV verkopen aan theaters: We gaan hier geen energie in steken, er is weinig opbrengst en het kost veel energie.
-Korenfestival: Dit kan, maar kost veel energie en is erg duur.
-Belgische/Duitse theaters benaderen: Dit wordt doorgegeven aan Ben.
-Belgische/Duitse festivals: idem.
-Eigen concert organiseren: Er wordt nagedacht over een concert in zaal Den Heuvel in Mierlo , bv. samen met Kim Hoorweg, een jong ‘jazztalent‘.
– Structurele contacten met theaters, blijven investeren, aanschrijven, uitnodigen: Een taak voor Ben.
-Concert samen met Big Band Boxmeer: Goed idee,we kunnen ook andere Big Bands benaderen.
-Matinee/koffieconcert: Nee.

Hierna volgt een discussie met de leden.

Wilfried: Vindt een verband tussen de ‘Jazzscene’ en Antwood Affair niet opgaan.
Bas: Vindt dat we ons met al die voorwaarden erg beperken, dat we met een breder blikveld op zoek naar nieuwe optredens moeten gaan, eventueel ook naar kleinere optredens.
Cecile: Als de podiumruimte te klein is ,waarom dan niet in kleinere groepjes optreden? Ruud van V. reageert: Antwood is: ‘de hele club’ samen.
Bas en Cecile krijgen bijval van verschillende andere leden.
Aart: We moeten voorzichtig zijn met onszelf te goed vinden, te goed voor bepaalde optredens, we mogen blij zijn als we optredens hebben.
Else merkt op dat er met optredens door een beperkt groepje mensen erg hard gewerkt wordt en dat men dit nauwelijks in de gaten heeft.
Chiel stelt ons de vraag: Waar ontleen je plezier aan als club?
Ruud v. V, heeft korenfestivals onderzocht, maar:
-kost veel geld
-je moet nummers brengen die voorgeschreven zijn.
-blijft wel een mogelijkheid

De meningen blijven een beetje verdeeld.
Belangrijk blijft wel dat Ruud v.V. er achter staat.

Een aantal ideeën worden wel degelijk aangepakt en de indruk mag niet gewekt worden dat we nu optredens afwijzen.
Het bestuur neemt de reacties mee.

Hélène vraagt zich af: Wat krijgt Ben mee als hij op pad gaat voor nieuwe optredens? Er moeten goede foto’s en folders komen. Dat heeft ze een jaar geleden ook al voorgesteld.

Chiel: Let op wat je op ‘You tube’ zet.

10)Repetitieruimte:
Er is overleg geweest met Ad van Houtum: Hij heeft te weinig inkomsten en vraagt meer huur.
Besloten is om te gaan verhuizen naar MFA ’t Loesje. (Dit is al besproken met Ad en Miesje.)

’t Loesje vraagt €25.00 huur per avond.
Om dit op te vangen stelt het bestuur voor:
-een contributieverhoging: van 70 naar 85 euro per jaar.
-€1.50 vragen voor consumptiebonnen, een deel gaat dan naar de huurprijs.

Voordeel:
Iedereen is toch goedkoper uit.
Er is een grotere, afsluitbare opbergruimte.
De accommodatie is beter, er is een betere akoestiek.

Het voorstel is aangenomen, de constructie met de consumptiebonnen wordt volgend jaar geëvalueerd. Else wil nadenken of ze de bonnenverkoop op zich wil nemen.

Volgende week repeteren we voor het eerst in ’t Loesje.

Jubilaris Chiel zet zich maar liefst 30 jaar in voor Antwood Affair en wordt geëerd om zijn inzet en positiviteit! Hij heeft er nog steeds plezier in en vindt het fijn dat hij altijd ‘eerste rang’ zit.

Ruud v. V. krijgt onze welgemeende dank voor zijn tomeloze inzet en krijgt een ‘envelopje’.

Else wordt getrakteerd op een speech en een bloemetje, voor jarenlang kleding/accessoires maken en nog veel meer. Eigenlijk was ze voorgedragen én uitgekozen door de gemeente Geldrop/Mierlo voor een officiële vrijwilligerspenning, waarvoor ze echter bedankte. Deze bescheidenheid siert haar. We hebben haar daarom onze eigen versierselen maar opgespeld en haar benoemd tot Mrs. Antwood.
Er is een bloemetje voor de aftredende penningmeester Teade, en ‘scheidende’ bestuursleden: Lise en Lucie.

11)Rondvraag:
Joop: Wat betreft het optreden in Veghel; Gek dat dit staat of valt met de komst van de lichtman; Er wordt naar een oplossing gezocht.
Ook hij vindt goede foto’s zeer gewenst en gaat zelf navraag doen bij een professionele fotograaf wat dit kost enz.
Wilfried: Welk bier wordt er getapt bij ’t Loesje?? Waarschijnlijk Bavaria!!
Aart bedankt iedereen voor de kaartjes en attenties tijdens zijn ziek zijn.
Als er foto’s gemaakt worden, dan graag een compleet pakket, zodat ze ook gebruikt kunnen worden voor de website.
Cecile: Kan er een nieuwe cd gemaakt worden van MTV met het materiaal dat Chiel heeft? Chiel: Dat kan, dan zal het wel een selectie zijn, gewoon voor onszelf als herinnering. Je kunt die ook zelf maken.
Ruud v. V.: Samen met het beeldmateriaal kan er ook een Dvd gemaakt worden.
Wim: Hij wil z.s.m. weten of het optreden op 14 mei in Veghel doorgaat, hij wil daarvoor snel met Ben om de tafel.
Ben: Ik zal mijn best doen voor Antwood!

Van ‘Miesje, onze barvrouw’ wordt afscheid genomen met bloemetje/erehaag en cadeautje en Era van Houtum worden bedankt met een bloemetje voor de prettige samenwerking.

De vergadering wordt gesloten!