Notulen jaarvergadering Antwood Affair, d.d. 26 januari 2007

Aanwezig: Eric, Yvonne, Cécile, Joop, Ruud S., Ruud v. V, Huub, Harrie, Annemarie, Guido, Wim, Jeanine, Else, Ria, Rene, Daniëlle, Maureen, Teade, Tonny, Hélène, Miriam, Aart, Bas, Wilfried.

Afwezig met afgifte volmacht: Ellen, Lise, Ruud M..

1. Opening
Eric opent de vergadering en heet iedereen welkom.

2. Goedkeuring notulen vorige jaarvergadering (27-01-2006)
De notulen van de vorige jaarvergadering worden goedgekeurd.

3. Verslag secretaris
De secretaris verspreidt het jaarverslag van Antwood Affair over het jaar 2006 en leest dit voor.

4. Verslag penningmeester
De penningmeester doet verslag van de financiële situatie. Er wordt een verschil van € 140,- geconstateerd. Dit wordt door het bestuur in de eerstvolgende bestuursvergadering nagekeken.
Er staat nog een bedrag van € 2000,- open om te doneren aan de stichting Pro-Africa. Hiermee wordt gewacht tot er een nieuw project komt, waarbij dit bedrag verdubbeld wordt door sponsoren.

5. Verslag kascommissie / Benoeming nieuwe kascommissie
De kascommissie bestond uit Ria en Annemarie.
De kas zag er (op een klein verschil na) prima uit, dus complimenten voor de penningmeester.
De volgende kascommissie bestaat uit Annemarie en Hélène.
Annemarie heeft weliswaar al 2 keer in de kascommissie gezeten (maximum), maar omdat Ria eind 2007 stopt bij Antwood wil Annemarie een derde keer in de kascommissie. De ledenvergadering stemt in met afwijken van de statuten op dit punt.

6. Bestuursverkiezing
Yvonne en Ruud S. zijn aftredend en niet herkiesbaar. Eric, Cécile en Joop zijn zittend.
Door het bestuur worden Daniëlle en Teade voorgedragen als kandidaat bestuursleden.
Voor Daniëlle en Teade moet dus gestemd worden. Er zijn 23 stemgerechtigden en
3 machtigingen.
De uitslag is: Daniëlle: 16 stemmen voor.
Teade: 21 stemmen voor.
Yvonne en Ruud S. worden bedankt voor hun inzet de afgelopen jaren.

7. Nieuws uit de commissies
Ruud M. heeft aangeboden om het archief van Antwood te gaan beheren.
De commissie tapes overnemen komt te vervallen.
Daniëlle is gestopt met de commissie choreografie nu ze in het bestuur komt.
De organisatie van het jubileum koorfeest wordt door Else, Maureen en Ellen gedaan.
De familiedag komt dit jaar te vervallen, daar niemand dit wil organiseren.
De PR-commissie heeft 40 promotiepakketten verstuurd, waarna een nabelactie is gedaan. Tot nu toe met één concreet resultaat. De volgende zending wordt binnenkort verstuurd.

De commissies choreografie en kleding hebben een verslag gemaakt welke als bijlage zijn opgenomen.

Het afmelden bij afwezigheid op repetities loopt niet goed. Afmelden moet gebeuren bij Hélène, maar dit is zelden het geval. Dus bij deze nogmaals afmelden voor repetities bij Hélène.

8. Go or no go Jazznight
Eric licht de organisatie van de Jazznight toe aan de hand van een A4-tje welke is verspreid tijdens de jaarvergadering.
In het kort komt het op het volgende neer: Budget Jazznight: € 17.000,-
Toezeggingen: € 14.650,-
Nog te financieren: € 3.350,-

Het bestuur heeft besloten om als vereniging een maximaal risico te willen lopen van € 4.000,-.

Daar het nog te financieren deel minder is dan het maximale risico hebben we een GO voor de Jazznight. Het voorstel voor deze Go is voorgelegd aan de ledenvergadering en aangenomen.

9. Rondvraag

Ria: Hoe is het met de longontsteking van Inge?
Er is een bloemetje van Antwood bij Inge bezorgd en we hopen dat ze snel weer de oude is.
Ruud v.V.: Voor de Jazznight van 2 juni wil Ruud een aantal nieuwe nummers ten gehore brengen.
Dit kunnen Still crazy en Superstition zijn, maar ook nummers uit de oude doos. Ook zit er een ander nummer in het vat (Smack that in the middle), maar dit is een moeilijk nummer om in een korte tijd voor iedereen in te studeren. Misschien is dit wel haalbaar met een kleinere bezetting. Het is in ieder geval een interessant nummer voor het orkest.

10. Afsluiting
Eric sluit de vergadering en bedankt iedereen voor de komst en de inzet.

Jaarverslag secretaris Antwood Affair 2006

Het jaar 2006 was een jaar met daarin de opname van de CD en de DVD. Ook hebben we twee optredens gehad. Het optreden op Jazz in Catstown is verschoven naar 2007.

In 2006 hebben we bij het koor 3 nieuwe leden gekregen: Dit zijn Miriam van Gelder bij de sopranen en Inge van Kleef en Stepanie Voorhoeve bij de alten. Deze laatste heeft inmiddels weer bedankt als lid omdat ze achteraf haar privé leven toch niet combineren met het lidmaatschap. Ook vertrokken als lid zijn Hans en Esther van der Aa, Lucie Kuipers en Hilde Scheffer.

Het bestuur (nog maar bestaand uit 4 bestuursleden) heeft in 2006 de volgende wijzigingen ondergaan: Wim heeft plaats gemaakt voor Eric als voorzitter.
Joop is ons komen versterken als bestuurslid.
Yvonne, Cécile en Ruud S. zijn op hun functies gebleven.

Wat hebben we gedaan in 2006?:

14+15 januari: CD opnames in Studio Markant in Heeze. Dit was een prachtige ervaring, met een resultaat om trots op te zijn.
12 maart: DVD opname bij de werkgever van Aart in Eindhoven. We hebben met ons allen laten zien, dat we geen amateurs zijn.
2 juni: Open repetitie in Den Heuvel te Mierlo.
25 juni: Verenigingendag Stichting promotie Mierlo.
2 juli: Optreden bij de Phileutonia Proms in het Carat te Helmond. Een succesvol optreden in de open lucht met prachtig weer.
8 september: Optreden bij de werkgever van Teade in de “Orangerie” te Roermond. Een optreden op de achtergrond, maar wellicht dat er meer uit voort komt.
15 september: Extra ledenvergadering. Hoe ziet Antwood eruit nu en in de toekomst.
27 oktober: Open repetitie in “De Geseldonk” te Mierlo-Hout.
18 november: Koorfeest in de Sint en Piet stijl. Wederom een actieve en geslaagde avond.
1 december: Open repetitie in “Het Aambeeld” te Stiphout.

Er waren dit jaar twee jubilarissen: Harrie Rombout 30 jaar.
Else van Vlerken 35 jaar.

In 2006 is de ooievaar geland bij Marlen en Wilfried en heeft daar hun derde spruit Sophie afgeleverd.

Er is veel tijd en energie gestoken in het maken van het promotiemateriaal, wat hopelijk gaat resulteren in meer naamsbekendheid en optredens in de toekomst.
Ook zijn de voorbereidingen voor ons 40 jarig jubileum in 2007 in volle gang.

Dus voor 2007 “ LETS PARTY “

Notulen jaarvergadering Antwood Affair, d.d. 27 januari 2006< Aanwezig: Wim, Yvonne, Ruud S., Ruud v. V, Huub, Rini, Harrie, Annemarie, Guido, Eric, Jeanine, Marlèn, Hilde, Else, Ria, Hans, Esther, Rene, Danielle, Lucie, Elise, Ruud M., Joop, Ellen, Maureen. Afwezig met kennisgeving: Cecile, Hélène, Teade, Tonnie, Bas Aart, Wilfried. 1. Opening Wim opent de vergadering en heet iedereen welkom. 2. Goedkeuring notulen vorige jaarvergadering (14-01-2005) De notulen van de vorige jaarvergadering worden goedgekeurd. 3. Verslag secretaris De secretaris verspreidt het jaarverslag van Antwood Affair over het jaar 2005 en leest dit voor. Peter van den Hoven is in 2005 gestopt en staat niet in het jaarverslag vermeld. Dit wordt aangepast. 4. Verslag penningmeester De penningmeester doet verslag van de financiële situatie. Dit krijgt de goedkeuring van iedereen. Er staat nog een bedrag van € 2000,- open om te doneren aan de stichting Pro-Africa. Hiermee wordt gewacht tot er een nieuw project komt, waarbij dit bedrag verdubbeld wordt door sponsoren. 5. Verslag kascommissie / Benoeming nieuwe kascommissie De kascommissie bestond uit Eric en Annemarie. De kas zag er prima uit, dus complimenten voor de penningmeester. De volgende kascommissie bestaat uit Annemarie en Ria. 6. Evaluatie beleidsplan 2005-2008 Wim evalueert de verschillende punten uit het beleidsplan daar waar mogelijk aan de hand van het functioneren van de commissies. Bij de commissie opbouw voor orkestrepetities is een roulatieschema gemaakt dat ervoor moet zorgen, dat bij iedere orkestrepetitie een goed samengestelde opbouwploeg aanwezig is. Joop doet namens de buitenkoorse activiteiten commissie een voorstel om de familiedag en het koorfeest ieder jaar door een zanggroep of orkest te laten organiseren om ook daar een roulatiesysteem te creëren. Tegen dit voorstel is nogal wat verzet en besloten wordt om voor beide evenementen mensen te vragen die dit willen gaan organiseren. Dit zijn de volgende personen: - Feestavond: Maureen, Else, Ria en Lucie. - Familiedag / Barbecue: Ria en Jeanine. Rene Sips is Pr-lid (opbouw en vervoer bij optredens) en floormanager. Hij heeft een inventarisatie gemaakt van alle materialen die gebruikt worden bij optredens. Veel van dit materiaal is in slechte conditie, vooral de kisten zijn onhandelbaar en verschillen te veel in maatvoering. Ook zijn er niet genoeg kisten voor vervoer van bijvoorbeeld de monitoren, welke daardoor onnodig slijten. Het bestuur belooft snelle actie. De kledingcommissie zou een kledingadviseur krijgen, maar daar moet het nieuwe bestuur nog achteraan. PR-commissie zoekt naar een externe man of vrouw die zich met deze problematiek wil bezighouden, maar tot nu toe zonder resultaat. Cecile heeft aangeboden zich in de PR activiteiten te gaan verdiepen en probeert om zoveel mogelijk zaken aan te pakken, maar dit wil niet zeggen dat zij deze kar gaat trekken. De tijd zal moeten uitwijzen wat haar input zal gaan worden. Andere onderwerpen die behandeld zijn naar aanleiding van het beleidsplan: Op 20 maart hebben we een dag gespendeerd aan het bepalen van de meest ideale situatie voor koor en orkest tijdens optredens. De conclusie (een scheidingswand tussen koor en orkest) is geprobeerd tijdens de optredens in mei en goed bevonden. Stand-in problematiek heeft volgens Ruud geen hoge prioriteit. Een stand–in is alleen een vervanger voor een solist als een solist uitvalt en Ruud niet zonder dat nummer een optreden kan verzorgen. De website krijgt binnenkort een update. Een in eigen beheer georganiseerd concert (ala Montezuma’s revenge) is dit jaar niet gelukt door allerlei omstandigheden, zoals geen sponsoren en geen geschikte betaalbare artiest. Voor wat betreft optredens wordt nog een keer op een rij gezet wat er voor dit jaar wellicht in het vooruitzicht ligt: - 14 mei : Wim van Doorne kiosk te Einhoven. Ruud geeft aan dat de communicatie stroef verloopt en houdt rekening met het niet doorgaan van dit optreden. Hij blijft echter proberen. - 2 juli: Optreden in het Carat gaat door. - Jazz in Catstown in Helmond: Jeanine heeft een ingang bij de organisatie, dus hopen maar dat het gaat lukken dit jaar. - Maarten Manders heeft gevraagd of Antwood Affair nog interesse heeft in een optreden met Uzambesi. Hier zullen we zeer kritisch naar moeten kijken en ook 100 % zekerheid hebben dat het kan doorgaan willen we hier serieus op in gaan. 7. Bestuursverkiezing Yvonne en Cecile zijn aftredend en herkiesbaar. Ruud S. is zittend. Voor de openstaande plaats in het bestuur (na het vertrek van Teade) heeft Joop zich kiesbaar gesteld. Wim treedt af als voorzitter, door het bestuur wordt Eric voorgedragen als kandidaat voorzitter. Voor Yvonne, Cecile, Joop en Eric moet dus gestemd worden. Er zijn 24 stemgerechtigden en 4 machtigingen. De uitslag is: Yvonne: 26 stemmen voor. Cecile: 27 stemmen voor. Joop: 28 stemmen voor. Eric: 28 stemmen voor. Wim wordt bedankt voor zijn inzet de afgelopen jaren en krijgt een fles witte wijn aangeboden. 8. Pauze 9. 40 jarig bestaan Antwood Affair in 2007 Eric start als nieuwe voorzitter de vergadering na de pauze en bedankt iedereen voor het in hem gestelde vertrouwen. Het thema voor deze vergadering is het 40 jarige jubileum van Antwood Affair in 2007. Het jubileumjaar zal lopen van 1 januari t/m 31 december, met de nadruk op oktober 2007. Iedereen wordt gevraagd om op een papiertje te schrijven wat hij of zij het liefst wil doen als activiteit in dit jubileumjaar. Alle activiteiten worden genoteerd op een flipover en hierna kan iedereen aangeven welke activiteiten hem of haar het meeste aanstaan d.m.v. plakkertjes bij de desbetreffende activiteit te plakken. De uitkomst wordt door het bestuur besproken, en een aantal activiteiten geselecteerd. Na deze inventarisatie wordt iedereen gevraagd of men wil meewerken aan het organiseren van dit jubileumjaar, hetzij in de commissie Antwood Affair 2007 of om mee te helpen bij de organisatie van een losse activiteit. Er wordt een inventarisatie gemaakt op basis van de aanmeldingen en ook worden de mensen nog benaderd die niet op de vergadering aanwezig zijn. 10. Rondvraag Alvorens de rondvraag wordt gestart heeft Eric nog een algemene vraag: Wie heeft er een vraag aan het bestuur? Ruud v.V. merkt op dat het bestuur en alle leden continue aandacht moeten blijven hebben voor het verwerven van optredens en het aantrekken van nieuwe leden. Lucie: Het vervoer van spullen van de Almhutte naar Den Heuvel tijdens orkestrepetities is zeer bezwaarlijk. Hier moet op korte termijn iets op verzonnen worden. Ruud v.V.: De demo CD zal binnen 3 a 4 weken gemixed zijn. De DVD is de volgende kluif voor Antwood om zich in vast te bijten. De nadruk zal in de eerste helft van de komende repetities dan ook op de choreografie komen te liggen. Ook de kledingcommissie kan aan de slag om ervoor te zorgen dat we er mooi opstaan tijdens de opnamen. Ria: Stelt voor om voortaan van 20.30 uur tot 23.00 uur te repeteren. Ook vraag zij zich af waarom we een eigen bijdrage moeten betalen voor een koorfeest. Else: Alle bijdragen en ideeën voor de kledingcommissie zijn in de komende tijd van harte welkom. Hilde: Wat is een demo CD? Deze wordt niet geperst en verkocht, maar dient als promotiemateriaal. Huub: PR moet meer geprofessionaliseerd worden, om in de toekomst teleurstellingen te voorkomen voor wat betreft te weinig publiciteit voor optredens. Ruud M.: Proberen om in het aanbod van theaters te komen zodat men in het programma vermeldt wordt. Voordat de vergadering wordt gesloten zijn er een aantal personen die bedankt worden voor hun inzet voor Antwood Affair op welke manier dan ook. Peter wordt bedankt met een saunabon voor zijn jarenlange lidmaatschap en bijdrage in bestuur en commissies. Mies krijgt een bloemetje voor haar wekelijkse toewijding achter de bar. Tenslotte is er een bloemetje voor de vrouw van Wim (Gerrie) voor haar steun aan Wim tijdens zijn drukke bezigheden als boegbeeld van Antwood Affair. 11. Afsluiting Eric sluit de vergadering en bedankt iedereen voor de komst en de inzet.

Notulen jaarvergadering Antwood Affair, d.d. 14 januari 2005

Aanwezig: Wim, Jeanine, Yvonne, Teade, Ruud S., Bas, Ruud v. V, Ellen, Hilde, Hélène, Else, Aart, Annemarie, Guido, Joop, Ria, Ruud M., Eric, Peter, Cécile, Tonnie, Elise, Daniëlle, René, Chiel.
Afwezig met kennisgeving: Marlèn, Wilfried, Lucie, Maureen, Harrie, Huub.

1. Opening
Wim opent de vergadering en heet iedereen welkom.

2. Goedkeuring agenda / Notulen vorige jaarvergadering (19-03-2004)
De notulen van de vorige jaarvergadering worden goedgekeurd.
Wel is er een vraag over het feit, dat er in de vorige notulen besloten is om een nieuwe folder te maken, maar dat is tot op heden nog niet gebeurd. Yvonne antwoord hierop, dat Hendrik-Jan in gebreke is gebleven ondanks meerdere toezeggingen en dat ze nu zelf een concept heeft gemaakt naar aanleiding van brainstormsessies van het afgelopen jaar.
Een opmerking die aansluit bij de vorige: Wat doen we met de 7 actiepunten uit de vorige vergadering anders dan alleen maar noteren?
De meeste zaken zijn aangepakt, waarvan een aantal nog in volle gang. Andere zaken duren door diverse omstandigheden wat langer dan verwacht.

3. Verslag secretaris
De secretaris verspreidt het jaarverslag van Antwood Affair over het jaar 2004 en leest dit voor.
Er worden geen tekortkomingen geconstateerd en dus wordt het jaarverslag 2004 goedgekeurd.

4. Verslag penningmeester
De penningmeester doet verslag van de financiële situatie. Dit krijgt de goedkeuring van iedereen.

5. Verslag kascommissie / Benoeming nieuwe kascommissie
De kascommissie bestond uit Eric en Joop.
De kas zag er prima uit en was goed leesbaar, dus complimenten voor de penningmeester.
De volgende kascommissie bestaat uit Annemarie en Eric.

6. Bestuursverkiezing
Jeanine is aftredend en niet herkiesbaar. Cécile is bereid gevonden om haar plaats in het bestuur over te nemen.
Teade en Ruud zijn aftredend en herkiesbaar.
Wim, en Yvonne zijn zittend.
Voor Cécile, Teade en Ruud moet dus gestemd worden. Er zijn 23 stemgerechtigden en 3.machtigingen.
De uitslag is: Cécile: 24 stemmen voor.
Teade: 26 stemmen voor.
Ruud: 25 stemmen voor.
Jeanine wordt bedankt voor haar inzet de afgelopen jaren. Wim kan haar door een foutje in de organisatie helaas niet in de bloemen zetten. Dit zal uiteraard later moeten gebeuren.

7. Repertoire en Stemvorming
Ruud v. V. geeft aan dat de repertoire keuze berust op toeval in het aanbod van goede arrangementen en persoonlijke voorkeur. De keuzes die gemaakt worden moeten aan een aantal voorwaarden voldoen:
– Nieuwe (latin) nummers moeten passen in het huidig repertoire.
– Moeilijk in te studeren nummers combineren met makkelijkere.
– Keuze geënt op een breed publiek.
– Keuze moet ook voor het orkest interessant zijn.
Bij nummers die door meerdere mensen niet leuk gevonden worden zal Ruud per nummer bekijken of hij met dit commentaar iets kan doen.
Suggesties voor nieuwe nummers worden serieus bekeken, waarbij er voor dat nummer wel geschreven muziek voorhanden moet zijn. Dit om niet te veel werk te hebben met het schrijven van arrangementen.
Bas doet een voorstel, om de groep 1 nummer per jaar te laten kiezen.
Chiel merk op, dat nieuwe nummers vol overgave en inzet worden gebracht tijdens optredens, maar dat de oudere nummers soms vervlakken.
Sommige moeilijk in het gehoor liggende nummers worden door een deel van het publiek minder gewaardeerd. Over het algemeen is de mix goed, aldus Chiel.

Ruud heeft voor de groep een verrassing in petto. Voor de stemvorming van de groep heeft hij Michel de Kort weten te strikken. Michel is in staat om amateurs tot grote hoogten te coachen. De groep gaat akkoord met dit voornemen. Michel zal 3 avonden (2 uren per avond) komen en wel op 21 januari, 4 + 18 februari.
Tevens denkt Ruud voor het dubbeloptreden van 20 en 21 mei vier extra repetities op woensdagen
(2 x heren + 2 x dames) nodig te hebben om met name de nieuwe nummers er in te krijgen.

8. Beleidsplan 2005-2008 + Pauze
Tijdens de pauze zullen vier groepen een punt van het beleidsplan onderhanden nemen en daarbij ook een sterkte/zwakte analyse maken.
De vier punten zijn: Presentatie Betrokkenheid Ledenwerving Optredens.
De groepen hebben na de pauze hun beleidsplan en de sterkte/zwakte analyse gepresenteerd. Deze zullen door het bestuur worden uitgewerkt in een beleidsplan. In een nog nader te bepalen ingelaste vergadering wordt dit dan gepresenteerd.

9. Commissies
Vanuit het koor zijn er maar 9 ingevulde formulieren ingeleverd waarop de commissiekeuze kenbaar kon worden gemaakt (betrokkenheid ?). Door tijdgebrek kan dit punt helaas niet behandeld worden in deze jaarvergadering.

10. Rondvraag
Aart: Graag een recente ledenlijst voor de website. Deze komt zo snel mogelijk.
Het gastenboek op de website moet meer gebruikt worden door de leden, anders is het
verstandiger deze te verwijderen.
Bas: Een cd/dvd opname zou een goede PR zijn en ook een streefpunt voor het koor bij gebrek aan
optredens. Het bestuur neemt dit mee.
Annemarie: Gospelmis?. Ja, waarschijnlijk eind 2005.
Hilde: Is getipt dat Antwood dit jaar in het klooster te Nuenen zou staan??
Eric: Wanneer is het beleidsplan klaar? Dit zal zo spoedig mogelijk in de notulen verschijnen.
Zou graag de terugkoppeling van de actiepunten in de notulen terug zien.

11. Afsluiting
Wim sluit de vergadering en bedankt iedereen voor de komst en de inzet.

Jaarverslag secretaris Antwood Affair 2004

Het jaar 2004 was een jaar met zes optredens en een jaar met een stijgend ledenaantal.

In 2004 hebben we bij het koor 3 nieuwe leden gekregen:
Cécile Graat, Daniëlle Scheepers en René Sips.
Als leden hebben in 2004 bedankt Hendrik-Jan van Griensven en Jack van der Vleuten.
Ook Marlies heeft na 36 jaar besloten om te stoppen als alt bij Antwood Affair.
Bij het orkest heeft Huub Martens de vacante stek van gitarist ingenomen na het stoppen van Toon Koolen in 2003.

Het bestuur heeft in 2004 één wijziging ondergaan. Yvonne heeft de plaats van Ellen overgenomen.

Wat hebben we gedaan in 2004?:

6 februari: Muzikale invulling bij de pensionering van Wim bij het Hooge Huijs.
Wim krijgt nu meer tijd voor zichzelf en zijn hobby’s.
13 maart: Optreden samen met Montezuma’s Revenge.
Het was een weergaloos optreden in een uitverkocht huis.
14 mei: Opluistering van het personeelsfeest van de werkgever van Teade in het Anker.
Gezellig optreden met een dankbaar publiek.
27 juni: Een middagoptreden in de markthal van Brandevoort.
Dit optreden was niet voor iedereen in het publiek goed te horen.
18 juli: Familiedag bij Marlies en Huub in Asten-Heusden.
Wederom een kei gezellige middag voor jong en oud.
10 september: Optreden in “De Hofdael” in Geldrop.
Een leuk optreden voor ons en het publiek.
21 oktober: Optreden op de jaarvergadering van de Rabobank Someren-Mierlo in “de Ruchte” te Someren.
26 november: Koorfeest op vrijdagavond. Bijna iedereen was er. Wat zullen er een hoop mensen spierpijn hebben gehad na de Salsa workshop.

Er waren dit jaar geen jubilarissen, maar wel hebben we na 36 jaar trouw lidmaatschap op gepaste wijze afscheid genomen van Marlies.

In 2004 is de ooievaar eenmaal geland. Op 11 september is Jochem geboren, zoon van Bas en Manon Arts.

Laten we in 2005 doorgaan op de ingeslagen weg en zorgen voor de broodnodige aanwas van leden en een aantal leuke optredens.

Notulen jaarvergadering Antwood Affair, d.d. 19 maart 2004

Aanwezig: Wim, Jeanine, Ellen, Teade, Ruud S., Bas, Ruud v. V, Maureen, Hilde, Helma, Hélène, Else, Aart, Lucie, Marlies, Annemarie, Yvonne, Guido, Joop, Ria, Ruud M., Eric, Harrie, Peter, Cécile, Toon, Marlèn, Jack, Tonnie.
Afwezig met kennisgeving: Lise.

1. Opening
Wim opent de vergadering en heet iedereen welkom.

2. Goedkeuring agenda / Notulen vorige jaarvergadering (31-01-2003)
De notulen van de vorige jaarvergadering worden goedgekeurd. Teade merkt op dat bij de datum van de vorige jaarvergadering 2002 moet staan i.p.v. 2001.
Guido heeft een aantal vragen over de rondvraag uit de jaarvergadering van 2002:
-Bas heeft voorgesteld om een cd op te nemen. Is hier iets mee gedaan? Dit zou een optie zijn geweest als we geen optredens in 2003 zouden hebben gehad.
-Is er met Lucie’s idee om met “haar” Jambeegroep op te treden iets gedaan? Achteraf behoorde dit door omstandigheden bij de Jambeegroep niet tot de mogelijkheden.

3. Verslag secretaris
De secretaris verspreidt het jaarverslag van Antwood Affair over het jaar 2003 en leest dit voor.
Er worden geen tekortkomingen geconstateerd en dus wordt het jaarverslag 2003 goedgekeurd.

4. Verslag penningmeester
De penningmeester doet verslag van de financiële situatie. Dit krijgt de goedkeuring van iedereen.
Guido vraagt of er veranderingen op komst zijn in de huidige subsidieregeling vanwege toedoen van de overheid en/of het samengaan met Geldrop. Jeanine heeft nog geen idee hoe alle veranderingen op dat gebied uit zullen pakken voor Antwood Affair.

5. Verslag kascommissie / Benoeming nieuwe kascommissie
De kascommissie bestond uit Helma en Joop.
De kas zag er prima uit en was goed leesbaar, dus complimenten voor de penningmeester.
De volgende kascommissie bestaat uit Joop en Eric.

6. Bestuursverkiezing
Ellen is aftredend en niet herkiesbaar. Yvonne is bereid gevonden om haar plaats in het bestuur over te nemen.
Jeanine is aftredend en herkiesbaar.
Wim, Teade en Ruud S. zijn zittend.
Voor Yvonne en Jeanine moet dus gestemd worden. Er zijn 27 stemgerechtigden.
De uitslag is: Jeanine: 27 stemmen voor.
Yvonne: 26 stemmen voor, 1 blanco stem.
Ellen wordt bedankt voor haar inzet de afgelopen jaren en door Wim in de bloemetjes gezet.

7. Evaluatie concert 13 maart 2004
De recensie in het Eindhovens dagblad was perfect. Ruud was ook erg tevreden.
Ondanks goede voorbereidingen gebeuren er altijd wel zaken die “fout” gaan, zoals de stem van Hélène die haar helaas in de steek liet, maar dit zijn dingen die je niet in de hand hebt.
Wim vraagt Eric om zijn mening. Eric heeft genoten. Niet alleen de zang, maar ook alles er omheen.
Een pluim voor Cécile als floormanager en ook dank aan iedereen die meegeholpen heeft bij op en afbreken voor en na het optreden.
Frequentie: Dit soort optredens 1 maal per 2 jaar is volgens de meerderheid de juiste frequentie.
Locatie: Alternatieven voor een locatie om meer publiek te trekken moeten bekeken worden. Dit om meer mensen de mogelijkheid te bieden een optreden bij te wonen buiten het “vaste” publiek.
Gedacht kan worden aan bijvoorbeeld “het Speelhuis”, of een sporthal. Ook zou wellicht twee avonden in “Den Heuvel” een optie zijn. Voor alle alternatieven moeten we de haalbaarheid bekijken op o.a. financieel en organisatorisch gebied.
Belichting: In het algemeen was de belichting goed en afwisselend waardoor het een toegevoegde waarde gaf aan ons optreden. Veel van ons vonden, dat we het publiek niet konden zien. Dit was volgens Ruud een bewuste keuze die gemaakt is om het podium goed uit te laten komen. Ook was de achterste rij moeilijk te zien. Dit had o.a. te maken met het feit dat het plafond te laag is om het podium goed te kunnen belichten.
Geluid: Het geluid in de zaal was goed in balans. De balans in het koor en ook de balans tussen koor en orkest. In de tweede set was dit aanmerkelijk slechter dan in de eerste set. Op het podium waren wel problemen met de monitoren. Misschien is het een idee om met een podiummixer te gaan werken.
Ook blijft er het probleem dat de meeste van ons niet goed in de microfoon zingen, waardoor Chiel het geheel onmogelijk optimaal kan mixen.
Choreografie: Er moet meer aandacht komen voor de choreografie. Meer confrontatie met fouten die gemaakt worden. Desnoods door iemand buiten Antwood Affair. Dit houdt natuurlijk wel in dat er meer extra repetities ingelast moeten worden om de zaken te perfectioneren.
Diversen: Door wat er met de stem van Hélène is gebeurd worden we met de neus op de feiten gedrukt voor wat betreft het hebben van een stand-in. Bij repetities zou in het vervolg meer aandacht voor het werken met stand-in’s moeten zijn.
De kledingcommissie geeft een pluim aan de dames die flink geïnvesteerd hebben in nieuwe kleding.

8. Afscheid Helma en Toon
Tijdens de jaarvergadering nemen 2 leden afscheid van Antwood Affair. Helma heeft 12 jaar gezongen en zich op vele andere manieren verdienstelijk gemaakt. Helma bedankt iedereen voor de leuke tijd bij Antwood Affair en wenst iedereen succes voor de toekomst.
Toon is 30 jaar lang gitarist in het orkest geweest en heeft alle hoedanigheden van het huidige Antwood Affair meegemaakt. Wim bedankt beiden voor hun inzet en gezelligheid met een bloemetje.

9. Pauze

10. Verslag en evaluatie commissies
Er is dit jaar gekozen om niet te werken met een thema, omdat dit toch weer op hetzelfde zou uitkomen dan de afgelopen jaren, nl. ledenwerving en optredens. Eric stelt hier de vraag wat de ideale samenstelling van Antwood zou moeten zijn. Hierop antwoord Wim, dat er nog minimaal 4 extra mannenstemmen bij moeten komen om flexibel genoeg te kunnen zijn.
Er is gevraagd aan alle commissies om hun verslag te doen over het afgelopen jaar en wat de acties voor het nieuwe jaar worden.
Buitenkoorse Activiteiten Commissie: Ze zijn nu al bezig met het koorfeest van 2004. Het is moeilijk om ieder jaar weer een geschikt thema voor iedereen te vinden voor het feest. Alles gaat naar wens en ze maken er weer iets moois van.
Voor de familiedag zitten we de komende twee jaar nog wel goed. Lucie heeft nog twee broers. Dit in combinatie met een prima organisatie staat natuurlijk weer garant voor een hoop leut.
Opbouwcommissie: Alles loopt zoals het hoort. De regeling van de knoppen, dus het technische gedeelte van de zaak moet nog geleerd worden. Een gedeelte van het materiaal staat opgeslagen op
“De Luchen” in Mierlo. Dit moet nog geregeld worden met de verzekering. Ook is het wenselijk dat er iemand komt die het materiaal onderhoud (Else meldt zich alvast aan om enige hand en span diensten te verlenen). Op korte termijn is het nodig dat er een dag ingelast wordt, waarbij alles goed nagekeken, gerepareerd en verbeterd (kisten voorzien van wielen) wordt.
Ook wil de commissie graag dat bij repetities iedereen meehelpt bij afbreken na het repeteren.
Choreografiecommissie: Naast de pasjes moet ook zeer zeker de uitstraling richting publiek in orde zijn.
Zoals we al in de evaluatie van het optreden zagen, moet er bij repetities meer aandacht komen voor choreografie (meer automatisme creëren), om zo beter naar optredens toe te kunnen werken. Iemand extern inhuren om aan onze uitstraling te werken zou wellicht een oplossing zijn.
Kledingcommissie: Op dit moment willen we meer naar een chiquere richting, waarbij de nadruk ligt op de combinaties Zwart / Wit en Zwart / Rood.
PR-commissie: Het regelen van een optreden op een groot festival is niet gelukt, maar wel zijn er een aantal leuke optredens geweest (zie verslag van de secretaris).
De speciale aanbieding van Antwood Affair, nl. optreden tegen kostprijs op een festival, heeft niets opgeleverd. “What more can you do”?
Binnenkort gaat er een nieuwe mailing de deur uit naar alle bekende organisatoren.
Werner wordt bedankt voor zijn inspanningen als fotograaf. Alle foto’s zijn digitaal beschikbaar en hopelijk bruikbaar voor de nieuwe folder/flyer van Antwood Affair. Hieraan wordt gewerkt en deze moet dit jaar klaar zijn.
Op de website is een speciale ledensite wenselijk waarop leden het een en ander kwijt kunnen, bijvoorbeeld repetitieschema, ledenlijst, notulen e.d. Ideeën hierover kun je kwijt bij de PR en webmaster Aart.
Om naar de mail op ons hotmail account te kijken is het password: mierlo 2004.
Ook is het idee geopperd om een gastenboek te maken bij optredens, waarin reacties geplaatst kunnen worden van mensen die ons gezien hebben. Deze reacties kunnen we dan weer gebruiken bij mailings samen met recensies om ons te presenteren.
Archiefcommissie: Ziet graag wat meer input van de leden om het archief op peil te houden.

11. Rondvraag
Jack: Via de open repetitie in Someren is hij in contact gekomen met Antwood Affair. Hij vindt het geweldig wat we doen, maar voor hem is het op dit moment te hoog gegrepen. Voor toekomstige nieuwe leden is het wellicht raadzaam om meer gerichter te repeteren per stemgroep. Hij wenst ons succes en zal zeker elders zijn zangtalent proberen te ontplooien.
Aart: Wil graag in het bezit komen van alle foto’s en films die beschikbaar zijn voor de website.
Tonnie: 1 Graag een afscheiding tussen drummer en blazers.
2 Is er een gitarist op het oog als vervanging voor Toon? (Ruud: wordt aan gewerkt)
3 Ziet graag een percussionist erbij komen waardoor er een completer Antwood ontstaat.
Else: Een workshop t.a.v. stemvorming/presentatie/uitspraak à la Mirjam Snoek zou een welkome aanvulling zijn voor alle leden. Dit zou dan wel met enige regelmaat herhaald moeten worden, omdat het anders toch weer verwaterd.
Lucie: Beter bekend worden met de inhoud van de nummers die we zingen heeft volgens haar een positieve invloed op het inlevingsvermogen, waardoor de nummers beter gebracht kunnen worden.

Wim bedankt met een bloemetje ten slotte Era en Ad van Houtem voor alles wat ze het afgelopen jaar voor Antwood Affair gedaan hebben. In een woord “geweldig”.

12. Afsluiting
Wim sluit de vergadering en bedankt iedereen voor de komst en de inzet.

Notulen jaarvergadering Antwood Affair, d.d. 31 januari 2003

Aanwezig: Peter, Jeanine, Ellen, Ria, Ruud S., Bas, Ruud v. V, Maureen, Hilde, Helma, Hélène, Else, Lise, Lucie, Marlies, Annemarie, Yvonne, Guido, Joop, Wim, Ruud M., Teade, Harrie, Rob.
Afwezig met kennisgeving: Aart.

1. Opening
Peter opent de vergadering en heet iedereen welkom. De vergadering start om 20.50 uur i.p.v. 20.30 uur i.v.m. te weinig stemgerechtigde leden bij de geplande aanvangstijd.

2. Goedkeuring agenda / Notulen vorige jaarvergadering (25-01-2001)
De notulen van de vorige jaarvergadering worden goedgekeurd. Voortaan zullen de notulen 2x uitgedeeld worden, 1x vlak na de vergadering en 1x ongeveer 2 weken voor de volgende jaarvergadering samen met de uitnodigingen. Hopelijk vergeet de secretaris het deze keer niet!

3. Verslag penningmeester
De penningmeester doet verslag van de financiële situatie. Dit krijgt de goedkeuring van iedereen.

4. Verslag secretaris
De secretaris verspreidt het jaarverslag van Antwood Affair over het jaar 2002.
Er worden geen tekortkomingen geconstateerd en dus wordt het jaarverslag 2002 goedgekeurd.

5. Verslag kascommissie / Benoeming nieuwe kascommissie
De kascommissie bestond uit Helma en Yvonne.
De kas zag er prima uit, dus complimenten voor de penningmeester.
De volgende kascommissie bestaat uit Joop en Helma.

Aangezien de vergadering op het moment van de bestuursverkiezing (punt 6) nog niet helemaal voltallig was, grijpt Wim dit moment aan om iedereen te bedanken voor de inzet van het afgelopen jubileumjaar.
Helma vraagt bij deze gelegenheid wie ons gesponsord hebben in dit jubileumjaar. Jeanine noemt de sponsoren en de daarbij horende bedragen. In totaal was dit voor een bedrag van € 1.765,-.

6. Bestuursverkiezing
Peter is aftredend en niet herkiesbaar. Wim Dreverman is bereid gevonden om het voorzitterschap op zich te nemen.
Ria is aftredend en niet herkiesbaar. Teade Steenstra gaat haar plaats in het bestuur overnemen.
Jeanine, Ellen en Ruud S. zijn zittend.
Voor Wim en Teade moet dus gestemd worden. Er zijn 23 stemgerechtigden.
De uitslag is: Bestuurslid: 23 stemmen voor Teade.
Voorzitter: 21 stemmen voor Wim, 1 blanco stem, 1 niet gestemd.
Peter en Ria worden bedankt voor hun inzet de afgelopen jaren en door Jeanine in de bloemetjes gezet.
Peter geeft de “voorzittershamer” aan Wim en deze bedankt Peter nogmaals voor de bewezen diensten.

7. Thema Ledenwerving
Wim stelt voor om het thema ledenwerving in 4 groepen van 6 mensen te bepraten en na een kwartier terug te keren, om de meningen en ideeën per groep te presenteren over “hoe komen we aan nieuwe leden”.
De uitkomsten worden in de volgende bestuursvergadering samen met de commissie ledenwerving en Ruud van Vlerken geëvalueerd om zo tot een breed gedragen plan de campagne te komen.

8. Pauze
De pauze wordt overgeslagen om direct door te gaan met het volgende punt op de agenda.

9. Thema Optredens
Dit thema is op dezelfde manier aangepakt als het vorige thema en zal dus ook besproken worden in de volgende bestuursvergadering.

10. Invulling commissies
Bij een aantal commissies (PR-commissie en commissie materiaalbeheer) is er gebrek aan bezetting.
Vanuit de vergadering is er geen animo om permanent in deze commissies zitting te nemen.
Wel zijn er mensen die ad hoc een aantal zaken willen doen indien gevraagd.
Het bestuur gaat zich beraden over hoe om te gaan met dit gegeven, desnoods moeten we extern gaan kijken om in onze behoeften te voorzien.

11. Rondvraag
Peter: Ad heeft aangeboden om een deel van onze materialen op te slaan in een garage aan de Eendenpoel in Mierlo. De rest kan in “Den Heuvel” blijven staan.
We moeten eerst op korte termijn inventariseren wat we bewaren en wat niet. Voor de spullen die we niet meer nodig hebben zijn een aantal gegadigden. Dit zijn Ad, Ruud M. en het Mierlo’s zeemanskoor.
Guido: Vraagt of er nog een uitwisselingsconcert komt met Nouveau uit Roosendaal. Het bestuur neemt dit mee voor een volgende vergadering.
Ook benadrukt hij dat er in de PR-commissie toch echt meer energie gestoken moet worden en dat Yvonne dit niet in haar uppie kan. Ruud v.V. reageert hierop dat dit vanuit het bestuur meer aandacht moet krijgen. Het bestuur beaamt dit.
Ruud M.: Bij optredens zijn de (vaak moeilijke) herenpartijen slecht te horen en met name de sopranen overheersen. Is dit niet beter te mixen? Ruud v.V. is het hier gedeeltelijk mee eens, maar benadrukt dat de sopranen de melodiestem hebben. Hij denkt dat dit met de nieuwe apparatuur allemaal beter te regelen is en zal hiermee zoveel mogelijk rekening houden.
Yvonne: Er is bij haar een vraag binnengekomen van een echtpaar die bij de trouwerij van hun dochter een aantal gospels door Antwood Affair zou willen laten zingen. Zij heeft van het bestuur nog geen reactie gehoord. Dit wordt door het bestuur meegenomen naar de eerstvolgende vergadering.
Bas: Als mocht blijken dat we geen of weinig optredens in 2003 krijgen, is het misschien een idee om een cd op te nemen. Dit is volgens de vergadering een goed plan en zal zeker bekeken worden.
Hilde: Zij heeft een uitnodiging gekregen voor een optreden van een koor uit Eindhoven en deze doorgespeeld naar Antwood Affair. Wat is hiermee gedaan?
Deze is ontvangen en meegenomen naar een repetitieavond om onder de aandacht van het koor te brengen. Maar zoals uit de reactie blijkt is dit niet duidelijk genoeg gebeurd en zal dit herhaald worden.
Lucie: De leidster van haar jambe groep heeft gevraagd om samen met Antwood Affair iets te doen.
Ruud v.V. slaat dit niet af, maar merkt op dat er veel werk zit in het samen iets doen. Hij noemt als voorbeeld het nummer dat we samen met het Rosenberg trio gedaan hebben.
Jeanine: Is blij met Wim als voorzitter en wilde dit gewoon even kwijt. “Nooit weg hè Wim, zo’n hart onder de riem”.

Wim bedankt met een bloemetje ten slotte Era en Ad van Houtem voor alles wat ze het afgelopen jaar voor Antwood Affair gedaan hebben. In een woord “geweldig”.

12. Afsluiting
Wim sluit de vergadering en bedankt iedereen voor de komst en de inzet.

jaar 2003 stond in het teken van ledenwerving. Dit is heel goed gelukt en alle activiteiten hebben hun vruchten afgeworpen. In 2003 hebben we bij het koor een vijftal nieuwe leden mogen verwelkomen: Elieke Spijkers, Rob Harmsen, Hendrik-Jan van Griensven, Eric Bogers en Jack van der Vleuten. Elieke en Rob hebben kort daarna weer afgehaakt. Beiden konden Antwood Affair toch niet zo goed combineren met hun andere bezigheden. Ook heeft Rens van de Laar zijn lidmaatschap opgezegd. Dit vanwege privé-omstandigheden Het bestuur heeft in 2003 twee wijzigingen ondergaan. Peter heeft de voorzittershamer overgegeven aan Wim en Ria heeft haar plaats gewisseld met Teade. Wat hebben we gedaan in het jaar 2003? : – 4 april: Open repetitie in “De Hofdael” te Geldrop. – 25 mei: Verenigingendag Mierlo in “Den Heuvel”, waar we ons hebben laten zien aan de Mierlose bevolking. – 4 juli: Optreden tijdens het personeelsfeest van ROC ter Aa in Helmond. Het was een kwalitatief goed optreden met een leuk publiek. – 13 juli: De Antwood Affair familiedag bij de broer van Lucie in Mierlo. Een leuke middag met stralend zomerweer. – 13 september: Optreden tijdens “Geldrop cultureel” (een goede manier om Antwood Affair in de regio te promoten). – 3 oktober: Open repetitie in “café Centraal” te Someren. – 8 november: Koorfeest in Schlagerausführung (dat was pas feesten). – 19 december: Optreden in “Het Klooster” te Nuenen. Dit was een charitatief optreden t.b.v. oorlogskinderen in voormalig Joegoslavië. Er waren 3 jubilarissen dit jaar: Marlies Leenders 35 jaar lid vanaf het prille begin. Hélène Verhofstad en Ruud Mickers 12½ jaar lid. In 2003 is de ooievaar 3 maal geland bij de leden van Antwood Affair: Op 27 mei is Nadine geboren, dochter van Rob Köhler en Nicole van der Vleuten. Op 15 juli is Willem geboren, zoon van Marlèn Louwers en Wilfried van der Zanden. Op 27 november is Jorrit geboren, zoon van Ruud en Yvonne Sanders. In het huwelijksbootje gestapt zijn op 20 november Hilde Scheffer en Werner Richelle. In 2004 moeten we alles in het werk stellen om een zo compleet mogelijk Antwood Affair te krijgen, waarmee we een aantal goede optredens kunnen verzorgen. We zijn op de goede weg. Laten we zo doorgaan.

Jaarverslag secretaris Antwood Affair 2002

Het jaar 2002 stond in het teken van het 35-jarig bestaan van Antwood Affair.
Het was een jaar met veel leuke activiteiten en optredens, waarbij ook de “roots” van Antwood Affair (de gospels) niet vergeten zijn.

In 2002 hebben we bij het koor een tweetal nieuwe leden mogen verwelkomen:
Nathalie Barthman en Jos van Langh.
Beide hebben kort daarna weer afgehaakt. Nathalie vanwege verhuizing naar het noorden van het land en Jos vindt repeteren op vrijdagavond te vervelend.
Bij het orkest heeft Dick Kortsmit bedankt als lid. Dick heeft 21 jaar gezongen en de percussie verzorgd.

Het bestuur heeft in 2002 kortstondig een nieuwe penningmeester gehad. Dit was Harrie Rombout, maar omdat hij het penningmeesterschap niet kon combineren met zijn privé-leven en nieuwe werk heeft hij deze taak weer teruggegeven aan de vorige penningmeester Jeanine Sikora.

Wat hebben we gedaan in het jaar van het 35-jarig bestaan van Antwood Affair? :
– 9 juni: Familiedag bij de broer van Lucie. Het was een perfect
georganiseerde dag voor jong en oud.
– 30 juni: Extra repetitie in “den Heuvel”.
– 17 augustus: Optreden “Jazz in Catstown”. Een kwalitatief goed optreden en
stralend zomerweer.
– 19 oktober: Optreden in “den Heuvel” met het Rosenberg Trio. Een
fantastisch (kippenvel) optreden in een uitverkochte zaal.
– 1 november: Optreden in “de Ruchte” in Someren. Evenals vorig jaar een
succesvolle avond voor koor en publiek.
– 9 november: Koorfeest. Een feest zoals een feest moet zijn.
– 17 november: Extra repetitie in “den Heuvel”.
– 7 december: Extra repetitie in de kerk.
– 15 december: Gospelmis in de St. Lucia kerk in Mierlo. Een twee uren durende
dienst die vroegere tijden (Eleven point thirty) deed herleven.

Er waren 2 jubilarissen dit jaar:
Ruud van Vlerken en Wim Dreverman, allebei 35 jaar lid vanaf het prille begin.
Wim stopt na 35 jaren trouwe dienst met het actief zingen bij Antwood Affair. Hij is daarvoor op het koorfeest benoemd als erelid van Antwood Affair, zodat we zijn prettige aanwezigheid niet hoeven missen.

In 2003 gaan we verder op de ingeslagen weg met onze nieuwe geluidsapparatuur.
Hopelijk lukt het ons om dit jaar nieuwe leden aan te trekken en om weer een aantal goede optredens te verzorgen.
Noteer alvast in de agenda voor 2007: “40 jaar Antwood Affair”.