Notulen jaarvergadering Antwood Affair, d.d. 31 januari 2003

Aanwezig: Peter, Jeanine, Ellen, Ria, Ruud S., Bas, Ruud v. V, Maureen, Hilde, Helma, Hélène, Else, Lise, Lucie, Marlies, Annemarie, Yvonne, Guido, Joop, Wim, Ruud M., Teade, Harrie, Rob.
Afwezig met kennisgeving: Aart.

1. Opening
Peter opent de vergadering en heet iedereen welkom. De vergadering start om 20.50 uur i.p.v. 20.30 uur i.v.m. te weinig stemgerechtigde leden bij de geplande aanvangstijd.

2. Goedkeuring agenda / Notulen vorige jaarvergadering (25-01-2001)
De notulen van de vorige jaarvergadering worden goedgekeurd. Voortaan zullen de notulen 2x uitgedeeld worden, 1x vlak na de vergadering en 1x ongeveer 2 weken voor de volgende jaarvergadering samen met de uitnodigingen. Hopelijk vergeet de secretaris het deze keer niet!

3. Verslag penningmeester
De penningmeester doet verslag van de financiële situatie. Dit krijgt de goedkeuring van iedereen.

4. Verslag secretaris
De secretaris verspreidt het jaarverslag van Antwood Affair over het jaar 2002.
Er worden geen tekortkomingen geconstateerd en dus wordt het jaarverslag 2002 goedgekeurd.

5. Verslag kascommissie / Benoeming nieuwe kascommissie
De kascommissie bestond uit Helma en Yvonne.
De kas zag er prima uit, dus complimenten voor de penningmeester.
De volgende kascommissie bestaat uit Joop en Helma.

Aangezien de vergadering op het moment van de bestuursverkiezing (punt 6) nog niet helemaal voltallig was, grijpt Wim dit moment aan om iedereen te bedanken voor de inzet van het afgelopen jubileumjaar.
Helma vraagt bij deze gelegenheid wie ons gesponsord hebben in dit jubileumjaar. Jeanine noemt de sponsoren en de daarbij horende bedragen. In totaal was dit voor een bedrag van € 1.765,-.

6. Bestuursverkiezing
Peter is aftredend en niet herkiesbaar. Wim Dreverman is bereid gevonden om het voorzitterschap op zich te nemen.
Ria is aftredend en niet herkiesbaar. Teade Steenstra gaat haar plaats in het bestuur overnemen.
Jeanine, Ellen en Ruud S. zijn zittend.
Voor Wim en Teade moet dus gestemd worden. Er zijn 23 stemgerechtigden.
De uitslag is: Bestuurslid: 23 stemmen voor Teade.
Voorzitter: 21 stemmen voor Wim, 1 blanco stem, 1 niet gestemd.
Peter en Ria worden bedankt voor hun inzet de afgelopen jaren en door Jeanine in de bloemetjes gezet.
Peter geeft de “voorzittershamer” aan Wim en deze bedankt Peter nogmaals voor de bewezen diensten.

7. Thema Ledenwerving
Wim stelt voor om het thema ledenwerving in 4 groepen van 6 mensen te bepraten en na een kwartier terug te keren, om de meningen en ideeën per groep te presenteren over “hoe komen we aan nieuwe leden”.
De uitkomsten worden in de volgende bestuursvergadering samen met de commissie ledenwerving en Ruud van Vlerken geëvalueerd om zo tot een breed gedragen plan de campagne te komen.

8. Pauze
De pauze wordt overgeslagen om direct door te gaan met het volgende punt op de agenda.

9. Thema Optredens
Dit thema is op dezelfde manier aangepakt als het vorige thema en zal dus ook besproken worden in de volgende bestuursvergadering.

10. Invulling commissies
Bij een aantal commissies (PR-commissie en commissie materiaalbeheer) is er gebrek aan bezetting.
Vanuit de vergadering is er geen animo om permanent in deze commissies zitting te nemen.
Wel zijn er mensen die ad hoc een aantal zaken willen doen indien gevraagd.
Het bestuur gaat zich beraden over hoe om te gaan met dit gegeven, desnoods moeten we extern gaan kijken om in onze behoeften te voorzien.

11. Rondvraag
Peter: Ad heeft aangeboden om een deel van onze materialen op te slaan in een garage aan de Eendenpoel in Mierlo. De rest kan in “Den Heuvel” blijven staan.
We moeten eerst op korte termijn inventariseren wat we bewaren en wat niet. Voor de spullen die we niet meer nodig hebben zijn een aantal gegadigden. Dit zijn Ad, Ruud M. en het Mierlo’s zeemanskoor.
Guido: Vraagt of er nog een uitwisselingsconcert komt met Nouveau uit Roosendaal. Het bestuur neemt dit mee voor een volgende vergadering.
Ook benadrukt hij dat er in de PR-commissie toch echt meer energie gestoken moet worden en dat Yvonne dit niet in haar uppie kan. Ruud v.V. reageert hierop dat dit vanuit het bestuur meer aandacht moet krijgen. Het bestuur beaamt dit.
Ruud M.: Bij optredens zijn de (vaak moeilijke) herenpartijen slecht te horen en met name de sopranen overheersen. Is dit niet beter te mixen? Ruud v.V. is het hier gedeeltelijk mee eens, maar benadrukt dat de sopranen de melodiestem hebben. Hij denkt dat dit met de nieuwe apparatuur allemaal beter te regelen is en zal hiermee zoveel mogelijk rekening houden.
Yvonne: Er is bij haar een vraag binnengekomen van een echtpaar die bij de trouwerij van hun dochter een aantal gospels door Antwood Affair zou willen laten zingen. Zij heeft van het bestuur nog geen reactie gehoord. Dit wordt door het bestuur meegenomen naar de eerstvolgende vergadering.
Bas: Als mocht blijken dat we geen of weinig optredens in 2003 krijgen, is het misschien een idee om een cd op te nemen. Dit is volgens de vergadering een goed plan en zal zeker bekeken worden.
Hilde: Zij heeft een uitnodiging gekregen voor een optreden van een koor uit Eindhoven en deze doorgespeeld naar Antwood Affair. Wat is hiermee gedaan?
Deze is ontvangen en meegenomen naar een repetitieavond om onder de aandacht van het koor te brengen. Maar zoals uit de reactie blijkt is dit niet duidelijk genoeg gebeurd en zal dit herhaald worden.
Lucie: De leidster van haar jambe groep heeft gevraagd om samen met Antwood Affair iets te doen.
Ruud v.V. slaat dit niet af, maar merkt op dat er veel werk zit in het samen iets doen. Hij noemt als voorbeeld het nummer dat we samen met het Rosenberg trio gedaan hebben.
Jeanine: Is blij met Wim als voorzitter en wilde dit gewoon even kwijt. “Nooit weg hè Wim, zo’n hart onder de riem”.

Wim bedankt met een bloemetje ten slotte Era en Ad van Houtem voor alles wat ze het afgelopen jaar voor Antwood Affair gedaan hebben. In een woord “geweldig”.

12. Afsluiting
Wim sluit de vergadering en bedankt iedereen voor de komst en de inzet.