Notulen jaarvergadering Antwood Affair, d.d. 14 januari 2005

Aanwezig: Wim, Jeanine, Yvonne, Teade, Ruud S., Bas, Ruud v. V, Ellen, Hilde, Hélène, Else, Aart, Annemarie, Guido, Joop, Ria, Ruud M., Eric, Peter, Cécile, Tonnie, Elise, Daniëlle, René, Chiel.
Afwezig met kennisgeving: Marlèn, Wilfried, Lucie, Maureen, Harrie, Huub.

1. Opening
Wim opent de vergadering en heet iedereen welkom.

2. Goedkeuring agenda / Notulen vorige jaarvergadering (19-03-2004)
De notulen van de vorige jaarvergadering worden goedgekeurd.
Wel is er een vraag over het feit, dat er in de vorige notulen besloten is om een nieuwe folder te maken, maar dat is tot op heden nog niet gebeurd. Yvonne antwoord hierop, dat Hendrik-Jan in gebreke is gebleven ondanks meerdere toezeggingen en dat ze nu zelf een concept heeft gemaakt naar aanleiding van brainstormsessies van het afgelopen jaar.
Een opmerking die aansluit bij de vorige: Wat doen we met de 7 actiepunten uit de vorige vergadering anders dan alleen maar noteren?
De meeste zaken zijn aangepakt, waarvan een aantal nog in volle gang. Andere zaken duren door diverse omstandigheden wat langer dan verwacht.

3. Verslag secretaris
De secretaris verspreidt het jaarverslag van Antwood Affair over het jaar 2004 en leest dit voor.
Er worden geen tekortkomingen geconstateerd en dus wordt het jaarverslag 2004 goedgekeurd.

4. Verslag penningmeester
De penningmeester doet verslag van de financiële situatie. Dit krijgt de goedkeuring van iedereen.

5. Verslag kascommissie / Benoeming nieuwe kascommissie
De kascommissie bestond uit Eric en Joop.
De kas zag er prima uit en was goed leesbaar, dus complimenten voor de penningmeester.
De volgende kascommissie bestaat uit Annemarie en Eric.

6. Bestuursverkiezing
Jeanine is aftredend en niet herkiesbaar. Cécile is bereid gevonden om haar plaats in het bestuur over te nemen.
Teade en Ruud zijn aftredend en herkiesbaar.
Wim, en Yvonne zijn zittend.
Voor Cécile, Teade en Ruud moet dus gestemd worden. Er zijn 23 stemgerechtigden en 3.machtigingen.
De uitslag is: Cécile: 24 stemmen voor.
Teade: 26 stemmen voor.
Ruud: 25 stemmen voor.
Jeanine wordt bedankt voor haar inzet de afgelopen jaren. Wim kan haar door een foutje in de organisatie helaas niet in de bloemen zetten. Dit zal uiteraard later moeten gebeuren.

7. Repertoire en Stemvorming
Ruud v. V. geeft aan dat de repertoire keuze berust op toeval in het aanbod van goede arrangementen en persoonlijke voorkeur. De keuzes die gemaakt worden moeten aan een aantal voorwaarden voldoen:
– Nieuwe (latin) nummers moeten passen in het huidig repertoire.
– Moeilijk in te studeren nummers combineren met makkelijkere.
– Keuze geënt op een breed publiek.
– Keuze moet ook voor het orkest interessant zijn.
Bij nummers die door meerdere mensen niet leuk gevonden worden zal Ruud per nummer bekijken of hij met dit commentaar iets kan doen.
Suggesties voor nieuwe nummers worden serieus bekeken, waarbij er voor dat nummer wel geschreven muziek voorhanden moet zijn. Dit om niet te veel werk te hebben met het schrijven van arrangementen.
Bas doet een voorstel, om de groep 1 nummer per jaar te laten kiezen.
Chiel merk op, dat nieuwe nummers vol overgave en inzet worden gebracht tijdens optredens, maar dat de oudere nummers soms vervlakken.
Sommige moeilijk in het gehoor liggende nummers worden door een deel van het publiek minder gewaardeerd. Over het algemeen is de mix goed, aldus Chiel.

Ruud heeft voor de groep een verrassing in petto. Voor de stemvorming van de groep heeft hij Michel de Kort weten te strikken. Michel is in staat om amateurs tot grote hoogten te coachen. De groep gaat akkoord met dit voornemen. Michel zal 3 avonden (2 uren per avond) komen en wel op 21 januari, 4 + 18 februari.
Tevens denkt Ruud voor het dubbeloptreden van 20 en 21 mei vier extra repetities op woensdagen
(2 x heren + 2 x dames) nodig te hebben om met name de nieuwe nummers er in te krijgen.

8. Beleidsplan 2005-2008 + Pauze
Tijdens de pauze zullen vier groepen een punt van het beleidsplan onderhanden nemen en daarbij ook een sterkte/zwakte analyse maken.
De vier punten zijn: Presentatie Betrokkenheid Ledenwerving Optredens.
De groepen hebben na de pauze hun beleidsplan en de sterkte/zwakte analyse gepresenteerd. Deze zullen door het bestuur worden uitgewerkt in een beleidsplan. In een nog nader te bepalen ingelaste vergadering wordt dit dan gepresenteerd.

9. Commissies
Vanuit het koor zijn er maar 9 ingevulde formulieren ingeleverd waarop de commissiekeuze kenbaar kon worden gemaakt (betrokkenheid ?). Door tijdgebrek kan dit punt helaas niet behandeld worden in deze jaarvergadering.

10. Rondvraag
Aart: Graag een recente ledenlijst voor de website. Deze komt zo snel mogelijk.
Het gastenboek op de website moet meer gebruikt worden door de leden, anders is het
verstandiger deze te verwijderen.
Bas: Een cd/dvd opname zou een goede PR zijn en ook een streefpunt voor het koor bij gebrek aan
optredens. Het bestuur neemt dit mee.
Annemarie: Gospelmis?. Ja, waarschijnlijk eind 2005.
Hilde: Is getipt dat Antwood dit jaar in het klooster te Nuenen zou staan??
Eric: Wanneer is het beleidsplan klaar? Dit zal zo spoedig mogelijk in de notulen verschijnen.
Zou graag de terugkoppeling van de actiepunten in de notulen terug zien.

11. Afsluiting
Wim sluit de vergadering en bedankt iedereen voor de komst en de inzet.

Jaarverslag secretaris Antwood Affair 2004

Het jaar 2004 was een jaar met zes optredens en een jaar met een stijgend ledenaantal.

In 2004 hebben we bij het koor 3 nieuwe leden gekregen:
Cécile Graat, Daniëlle Scheepers en René Sips.
Als leden hebben in 2004 bedankt Hendrik-Jan van Griensven en Jack van der Vleuten.
Ook Marlies heeft na 36 jaar besloten om te stoppen als alt bij Antwood Affair.
Bij het orkest heeft Huub Martens de vacante stek van gitarist ingenomen na het stoppen van Toon Koolen in 2003.

Het bestuur heeft in 2004 één wijziging ondergaan. Yvonne heeft de plaats van Ellen overgenomen.

Wat hebben we gedaan in 2004?:

6 februari: Muzikale invulling bij de pensionering van Wim bij het Hooge Huijs.
Wim krijgt nu meer tijd voor zichzelf en zijn hobby’s.
13 maart: Optreden samen met Montezuma’s Revenge.
Het was een weergaloos optreden in een uitverkocht huis.
14 mei: Opluistering van het personeelsfeest van de werkgever van Teade in het Anker.
Gezellig optreden met een dankbaar publiek.
27 juni: Een middagoptreden in de markthal van Brandevoort.
Dit optreden was niet voor iedereen in het publiek goed te horen.
18 juli: Familiedag bij Marlies en Huub in Asten-Heusden.
Wederom een kei gezellige middag voor jong en oud.
10 september: Optreden in “De Hofdael” in Geldrop.
Een leuk optreden voor ons en het publiek.
21 oktober: Optreden op de jaarvergadering van de Rabobank Someren-Mierlo in “de Ruchte” te Someren.
26 november: Koorfeest op vrijdagavond. Bijna iedereen was er. Wat zullen er een hoop mensen spierpijn hebben gehad na de Salsa workshop.

Er waren dit jaar geen jubilarissen, maar wel hebben we na 36 jaar trouw lidmaatschap op gepaste wijze afscheid genomen van Marlies.

In 2004 is de ooievaar eenmaal geland. Op 11 september is Jochem geboren, zoon van Bas en Manon Arts.

Laten we in 2005 doorgaan op de ingeslagen weg en zorgen voor de broodnodige aanwas van leden en een aantal leuke optredens.

Notulen jaarvergadering Antwood Affair, d.d. 19 maart 2004

Aanwezig: Wim, Jeanine, Ellen, Teade, Ruud S., Bas, Ruud v. V, Maureen, Hilde, Helma, Hélène, Else, Aart, Lucie, Marlies, Annemarie, Yvonne, Guido, Joop, Ria, Ruud M., Eric, Harrie, Peter, Cécile, Toon, Marlèn, Jack, Tonnie.
Afwezig met kennisgeving: Lise.

1. Opening
Wim opent de vergadering en heet iedereen welkom.

2. Goedkeuring agenda / Notulen vorige jaarvergadering (31-01-2003)
De notulen van de vorige jaarvergadering worden goedgekeurd. Teade merkt op dat bij de datum van de vorige jaarvergadering 2002 moet staan i.p.v. 2001.
Guido heeft een aantal vragen over de rondvraag uit de jaarvergadering van 2002:
-Bas heeft voorgesteld om een cd op te nemen. Is hier iets mee gedaan? Dit zou een optie zijn geweest als we geen optredens in 2003 zouden hebben gehad.
-Is er met Lucie’s idee om met “haar” Jambeegroep op te treden iets gedaan? Achteraf behoorde dit door omstandigheden bij de Jambeegroep niet tot de mogelijkheden.

3. Verslag secretaris
De secretaris verspreidt het jaarverslag van Antwood Affair over het jaar 2003 en leest dit voor.
Er worden geen tekortkomingen geconstateerd en dus wordt het jaarverslag 2003 goedgekeurd.

4. Verslag penningmeester
De penningmeester doet verslag van de financiële situatie. Dit krijgt de goedkeuring van iedereen.
Guido vraagt of er veranderingen op komst zijn in de huidige subsidieregeling vanwege toedoen van de overheid en/of het samengaan met Geldrop. Jeanine heeft nog geen idee hoe alle veranderingen op dat gebied uit zullen pakken voor Antwood Affair.

5. Verslag kascommissie / Benoeming nieuwe kascommissie
De kascommissie bestond uit Helma en Joop.
De kas zag er prima uit en was goed leesbaar, dus complimenten voor de penningmeester.
De volgende kascommissie bestaat uit Joop en Eric.

6. Bestuursverkiezing
Ellen is aftredend en niet herkiesbaar. Yvonne is bereid gevonden om haar plaats in het bestuur over te nemen.
Jeanine is aftredend en herkiesbaar.
Wim, Teade en Ruud S. zijn zittend.
Voor Yvonne en Jeanine moet dus gestemd worden. Er zijn 27 stemgerechtigden.
De uitslag is: Jeanine: 27 stemmen voor.
Yvonne: 26 stemmen voor, 1 blanco stem.
Ellen wordt bedankt voor haar inzet de afgelopen jaren en door Wim in de bloemetjes gezet.

7. Evaluatie concert 13 maart 2004
De recensie in het Eindhovens dagblad was perfect. Ruud was ook erg tevreden.
Ondanks goede voorbereidingen gebeuren er altijd wel zaken die “fout” gaan, zoals de stem van Hélène die haar helaas in de steek liet, maar dit zijn dingen die je niet in de hand hebt.
Wim vraagt Eric om zijn mening. Eric heeft genoten. Niet alleen de zang, maar ook alles er omheen.
Een pluim voor Cécile als floormanager en ook dank aan iedereen die meegeholpen heeft bij op en afbreken voor en na het optreden.
Frequentie: Dit soort optredens 1 maal per 2 jaar is volgens de meerderheid de juiste frequentie.
Locatie: Alternatieven voor een locatie om meer publiek te trekken moeten bekeken worden. Dit om meer mensen de mogelijkheid te bieden een optreden bij te wonen buiten het “vaste” publiek.
Gedacht kan worden aan bijvoorbeeld “het Speelhuis”, of een sporthal. Ook zou wellicht twee avonden in “Den Heuvel” een optie zijn. Voor alle alternatieven moeten we de haalbaarheid bekijken op o.a. financieel en organisatorisch gebied.
Belichting: In het algemeen was de belichting goed en afwisselend waardoor het een toegevoegde waarde gaf aan ons optreden. Veel van ons vonden, dat we het publiek niet konden zien. Dit was volgens Ruud een bewuste keuze die gemaakt is om het podium goed uit te laten komen. Ook was de achterste rij moeilijk te zien. Dit had o.a. te maken met het feit dat het plafond te laag is om het podium goed te kunnen belichten.
Geluid: Het geluid in de zaal was goed in balans. De balans in het koor en ook de balans tussen koor en orkest. In de tweede set was dit aanmerkelijk slechter dan in de eerste set. Op het podium waren wel problemen met de monitoren. Misschien is het een idee om met een podiummixer te gaan werken.
Ook blijft er het probleem dat de meeste van ons niet goed in de microfoon zingen, waardoor Chiel het geheel onmogelijk optimaal kan mixen.
Choreografie: Er moet meer aandacht komen voor de choreografie. Meer confrontatie met fouten die gemaakt worden. Desnoods door iemand buiten Antwood Affair. Dit houdt natuurlijk wel in dat er meer extra repetities ingelast moeten worden om de zaken te perfectioneren.
Diversen: Door wat er met de stem van Hélène is gebeurd worden we met de neus op de feiten gedrukt voor wat betreft het hebben van een stand-in. Bij repetities zou in het vervolg meer aandacht voor het werken met stand-in’s moeten zijn.
De kledingcommissie geeft een pluim aan de dames die flink geïnvesteerd hebben in nieuwe kleding.

8. Afscheid Helma en Toon
Tijdens de jaarvergadering nemen 2 leden afscheid van Antwood Affair. Helma heeft 12 jaar gezongen en zich op vele andere manieren verdienstelijk gemaakt. Helma bedankt iedereen voor de leuke tijd bij Antwood Affair en wenst iedereen succes voor de toekomst.
Toon is 30 jaar lang gitarist in het orkest geweest en heeft alle hoedanigheden van het huidige Antwood Affair meegemaakt. Wim bedankt beiden voor hun inzet en gezelligheid met een bloemetje.

9. Pauze

10. Verslag en evaluatie commissies
Er is dit jaar gekozen om niet te werken met een thema, omdat dit toch weer op hetzelfde zou uitkomen dan de afgelopen jaren, nl. ledenwerving en optredens. Eric stelt hier de vraag wat de ideale samenstelling van Antwood zou moeten zijn. Hierop antwoord Wim, dat er nog minimaal 4 extra mannenstemmen bij moeten komen om flexibel genoeg te kunnen zijn.
Er is gevraagd aan alle commissies om hun verslag te doen over het afgelopen jaar en wat de acties voor het nieuwe jaar worden.
Buitenkoorse Activiteiten Commissie: Ze zijn nu al bezig met het koorfeest van 2004. Het is moeilijk om ieder jaar weer een geschikt thema voor iedereen te vinden voor het feest. Alles gaat naar wens en ze maken er weer iets moois van.
Voor de familiedag zitten we de komende twee jaar nog wel goed. Lucie heeft nog twee broers. Dit in combinatie met een prima organisatie staat natuurlijk weer garant voor een hoop leut.
Opbouwcommissie: Alles loopt zoals het hoort. De regeling van de knoppen, dus het technische gedeelte van de zaak moet nog geleerd worden. Een gedeelte van het materiaal staat opgeslagen op
“De Luchen” in Mierlo. Dit moet nog geregeld worden met de verzekering. Ook is het wenselijk dat er iemand komt die het materiaal onderhoud (Else meldt zich alvast aan om enige hand en span diensten te verlenen). Op korte termijn is het nodig dat er een dag ingelast wordt, waarbij alles goed nagekeken, gerepareerd en verbeterd (kisten voorzien van wielen) wordt.
Ook wil de commissie graag dat bij repetities iedereen meehelpt bij afbreken na het repeteren.
Choreografiecommissie: Naast de pasjes moet ook zeer zeker de uitstraling richting publiek in orde zijn.
Zoals we al in de evaluatie van het optreden zagen, moet er bij repetities meer aandacht komen voor choreografie (meer automatisme creëren), om zo beter naar optredens toe te kunnen werken. Iemand extern inhuren om aan onze uitstraling te werken zou wellicht een oplossing zijn.
Kledingcommissie: Op dit moment willen we meer naar een chiquere richting, waarbij de nadruk ligt op de combinaties Zwart / Wit en Zwart / Rood.
PR-commissie: Het regelen van een optreden op een groot festival is niet gelukt, maar wel zijn er een aantal leuke optredens geweest (zie verslag van de secretaris).
De speciale aanbieding van Antwood Affair, nl. optreden tegen kostprijs op een festival, heeft niets opgeleverd. “What more can you do”?
Binnenkort gaat er een nieuwe mailing de deur uit naar alle bekende organisatoren.
Werner wordt bedankt voor zijn inspanningen als fotograaf. Alle foto’s zijn digitaal beschikbaar en hopelijk bruikbaar voor de nieuwe folder/flyer van Antwood Affair. Hieraan wordt gewerkt en deze moet dit jaar klaar zijn.
Op de website is een speciale ledensite wenselijk waarop leden het een en ander kwijt kunnen, bijvoorbeeld repetitieschema, ledenlijst, notulen e.d. Ideeën hierover kun je kwijt bij de PR en webmaster Aart.
Om naar de mail op ons hotmail account te kijken is het password: mierlo 2004.
Ook is het idee geopperd om een gastenboek te maken bij optredens, waarin reacties geplaatst kunnen worden van mensen die ons gezien hebben. Deze reacties kunnen we dan weer gebruiken bij mailings samen met recensies om ons te presenteren.
Archiefcommissie: Ziet graag wat meer input van de leden om het archief op peil te houden.

11. Rondvraag
Jack: Via de open repetitie in Someren is hij in contact gekomen met Antwood Affair. Hij vindt het geweldig wat we doen, maar voor hem is het op dit moment te hoog gegrepen. Voor toekomstige nieuwe leden is het wellicht raadzaam om meer gerichter te repeteren per stemgroep. Hij wenst ons succes en zal zeker elders zijn zangtalent proberen te ontplooien.
Aart: Wil graag in het bezit komen van alle foto’s en films die beschikbaar zijn voor de website.
Tonnie: 1 Graag een afscheiding tussen drummer en blazers.
2 Is er een gitarist op het oog als vervanging voor Toon? (Ruud: wordt aan gewerkt)
3 Ziet graag een percussionist erbij komen waardoor er een completer Antwood ontstaat.
Else: Een workshop t.a.v. stemvorming/presentatie/uitspraak à la Mirjam Snoek zou een welkome aanvulling zijn voor alle leden. Dit zou dan wel met enige regelmaat herhaald moeten worden, omdat het anders toch weer verwaterd.
Lucie: Beter bekend worden met de inhoud van de nummers die we zingen heeft volgens haar een positieve invloed op het inlevingsvermogen, waardoor de nummers beter gebracht kunnen worden.

Wim bedankt met een bloemetje ten slotte Era en Ad van Houtem voor alles wat ze het afgelopen jaar voor Antwood Affair gedaan hebben. In een woord “geweldig”.

12. Afsluiting
Wim sluit de vergadering en bedankt iedereen voor de komst en de inzet.