NOTULEN JAARVERGADERING ANTWOOD AFFAIR, d.d 29 januari 2010.
Aanwezig: Eric, Teade, Wilfried, Bas, Wim, Ruud van V., Joop, Anne-Marie, Marion, Lise, Daniëlle,
Hélène, Ceciel, Ruud S., Lucy, Else, Guido, Harriët, Ruud M., Aart, Ria.
Afwezig met kennisgeving: Huub, Tonny, Yvonne, Marlèn.

Notulen jaarvergadering januari 2009: Zonder wijzigingen goedgekeurd.

Verslag secretaris: goedgekeurd, met de correctie dat Harriët al op 2 januari lid is geworden is van Antwood Affair en niet pas na de jaarvergadering in januari.

Verslag penningmeester: goedgekeurd

Verslag kascommissie: Lucy en Anne-Marie hebben de kas in orde bevonden.

Benoeming nieuwe kascommissie: Yvonne en Lucy vormen de nieuwe kascommissie.

Bestuursverkiezing:
Eric legt het voorstel voor om uit elke stemgroep èèn persoon te kiezen die voor een jaar deel uitmaakt van het bestuur. De stemgroepen kiezen hun afgevaardigde zelf. Op deze manier hoopt het nu nog driekoppige bestuur weer een voltallig bestuur van vijf personen te krijgen. Eric zegt dat nu de alten en de sopranen aan de beurt zijn, omdat de bassen/tenoren al vertegenwoordigd zijn in de personen van Eric en Teade. Het orkest hoeft in het voorstel geen afgevaardigde te kiezen, omdat Ruud als dirigent en orkestlid het orkest vertegenwoordigt.
Joop maakt kenbaar dat hij het er niet mee eens is dat het orkest vrijgesteld wordt. Want Ruud maakt officieel geen deel uit van het bestuur en heeft ook geen stemrecht, zo zegt hij. Anne-Marie en Marion sluiten zich bij Joop aan.
Lise vraagt wat er van bestuursleden wordt verwacht.
Guido zegt dat de zaak vastloopt, als de stemgroepen niemand willen afvaardigen. Hij stelt voor een anonieme enquete te houden om erachter te komen waarom niemand het bestuur wil komen versterken. Guido zegt te voelen dat er iets dwars zit.
Ook Anne-Marie en Joop menen dat er een duidelijke reden is waarom mensen geen bestuursfunctie willen.
Op instigatie van Lise – die niets wil weten van een anoniem onderzoek – vertelt iedereen waarom hij of zij niet in het bestuur wil:
Anne-Marie wil niet in een bestuur zoals het huidige, vanwege de manier waarop het met mensen omgaat. ‘Niemand weet waarom twee bestuursleden, Helene en Danielle, zijn opgestapt.’
Guido woont te ver weg.
Marion zegt al teveel verplichtingen te hebben.
Else wil niet vanwege mogelijke belangenverstrengeling: echtgenoot en vriendin zitten in het huidige bestuur.
Wilfried zegt geen tijd te hebben en zijn lidmaatschap op te zeggen als een bestuurslidmaatschap een verplichting zou worden.
Bas is het eens met de opmerking van Teade dat het lidmaatschap van een vereniging meer inhoudt dan alleen lid zijn. Maar Bas wil zich liever projectmatig inzetten voor de vereniging.
Wim zegt zijn steentje wel te hebben bijgedragen; bovendien wordt hij 65, tijd dus om het wat rustiger aan te doen.
Joop vindt ook dat hij zijn steentje heeft bijgedragen; bovendien is hij in een ander koor ook nog bestuurslid.
Lise weet niet zeker of ze een bestuursfunctie wil, zonder bestuur amuseert ze zich ook prima, zegt ze.
Daniëlle wil niet meer, gezien wat er gebeurd is.
Datzelfde geldt voor Helene.
Ceciel meldt dat ze de helft van de vijf jaar dat ze lid is, in het bestuur heeft gezeten. Ze wil zich nu voorlopig liever bezighouden met verschillende projecten.
Ruud S. is bewust na acht jaar bestuurslidmaatschap gestopt; hij vindt dat taken in het bestuur breder gedragen moeten worden. Maar als niemand wil, stelt hij zich weer beschikbaar, al vindt hij dat niet de juiste weg.
Lucy vindt zichzelf niet kritisch genoeg en wil meer praktisch bezig zijn.
Harriët meldt dat ze bij andere clubs in het bestuur zit. Bovendien weet ze nog niet of Antwood wel haar club is, ze twijfelt of ze koorlid blijft.
Ruud M. zegt te onregelmatig werk te hebben. ‘Je kunt niet van mij op aan, mijn werk gaat voor’.
Aart vindt zichzelf te kritisch, is bang dat hij teveel negatieve punten gaat zien als bestuurder. ‘Binnen Antwood doen we veel wat al jaren gebeurt en daar zou ik tegenaan gaan schoppen’.

Na dit rondje constateert Eric dat er weinig draagvlak is voor het voorstel. Hij schorst de vergadering voor een kwartiertje.

Na de schorsing komt Eric met een open vraag: welke twee leden willen het bestuur gedurende een jaar komen versterken?
Spontaan melden Lucy en Lise zich. Zij worden bij acclamatie, zonder schriftelijke stemming dus, gekozen. Marion belooft de fakkel na dat eerste jaar over te nemen.
De herverkiezing van Ria als bestuurslid en Eric als voorzitter wordt vervolgens ook zonder stemming afgerond. Iedereen is het eens met de herverkiezingen.

Invulling vacatures:
Er worden een paar vacatures ingevuld:
Marion en Ruud Mikkers gaan de barbecue organiseren.
Lise wordt coördinator van de opbouwploeg tijdens repetities.
Marlèn gaat voortaan verjaardags- en andere kaartjes sturen.
Marlèn stapt uit de commissie ledenwerving. Die wordt nu gevormd door Marion, Yvonne en Lucy.
De vacature p.r.-functionaris wordt niet ingevuld, bij gebrek aan kandidaten.

Meet the Voices:
Het theaterconcert Meet the Voices, waarmee we in seizoen 2010-2011 de podia willen veroveren, begint beetje bij beetje gestalte te krijgen. Wim doet uit de doeken hoe hij de theaters benadert en op welke basis we concerten kunnen geven in De Schalm in Veldhoven en in De Hofnar in Valkenswaard. We zullen zelf de kaartverkoop en de p.r moeten doen, al komen we trouwens wel in de seizoensbrochure te staan. We spelen ‘kiet’, als we ongeveer 60 kaarten à 15 euro verkopen.
Ruud legt uit dat hij met Lucy en Bas een stuk of 25 nummers uitgezocht heeft voor het theaterconcert. Maar er is nog veel te doen en veel te overdenken, meldt hij. Hij noemt onder meer de presentatie, het decor, de plek voor het orkest, de (nieuwe?) kleding, de choreografie. Hij wil in mei bijna klaar zijn met alle voorbereidingen. “Dus moeten we nu keihard werken en ons helemaal focussen op dit programma.”
Ruud wijst erop dat ook het werken met ieder een eigen microfoon veel tijd en oefening zal vergen. Hij meldt verder dat hij voor bijna 100 procent zeker een ‘perfecte lichtman’erbij kan halen. “Ik zie wel wat in dit project, wij horen in het theater thuis”, zo besluit hij zijn betoog.

Twee vragen worden aan de leden voorgelegd: Hoe verkopen we zoveel mogelijk kaartjes? En wie heeft er creatieve ideeën waarmee we aan de slag kunnen.
Wilfried stelt voor dat koorleden in plaats van bloemen of wijn een toegangskaartje meenemen naar verjaardagen van familieleden, vrienden en kennissen.
Marion stelt voor de regionale tv in te schakelen;
Helene opteert voor een grote, pakkende groepsfoto;
Ruud S. hoopt dat de choreografie niet te ingrijpend verandert of meer wordt. Hij wordt gerustgesteld: het wordt niet meer, eerder minder. Maar de choreografie moet dusdanig worden ingestudeerd, dat iedereen op zichzelf is aangewezen en niet kan ‘spieken’bij een ander.
Else vertelt met welke plannen de kledingcommissie bezig is: de basiskleding blijft zwart, er is een idee om de zwarte herenbloezen – die versleten zijn – te vervangen door gekleurde en dan in drie verschillende kleuren. De dames zouden dan alleen zwart moeten dragen met nog meer glitter-accessoires. Verder wordt bekeken of de dames in sommige gevallen weer een lange broek zouden mogen dragen en of de zwarte panty’s vervangen zouden moeten/kunnen worden door huidkleurige. De kledingcommissie komt ermee terug bij de leden.
Guido stelt een ‘preview’ voor : bijvoorbeeld een week of zo voor het optreden in De Schalm zingen op het plein in Veldhoven.
Else vraagt om een vaste ‘tune’voor het moment dat de koorleden na het concert van het podium af gaan. Die tune komt er, wordt beloofd.
Aart vraagt aandacht voor de aankleding van het podium.
Teade suggereert dat we iets kunnen doen met het buizenframe van onze banner.

Rondvraag:
Eric dankt iedereen voor de openheid, deze avond betracht.
Wilfried zegt het vervelend te vinden dat tijdens orkestrepetities veel tijd verloren gaat met het uitproberen van dingen. Hij suggereert die ‘uitprobeersels’te plannen tijdens de gewone koorrepetities.
Ruud heeft een vervelende mededeling: Huub heeft gemeld dat hij stopt bij Antwood. Huub vindt de muziek van Antwood moeilijk. Hij heeft er te weinig baat van, gezien de energie die hij erin moet stoppen. Ruud gaat op zoek naar een opvolger.
Joop vindt dat we –gezien ons geldelijk bezit – best 500 euro kunnen spenderen aan een professionele foto.
Verder stelt Joop voor om een nichtje van hem – dat een winkel drijft – flyers uit te laten delen.
Ruud S. stelt voor om als decor bij het theaterconcert de skyline van New York te nemen.
Anne-Marie wil graag elke week repeteren met ‘ieder-een-microfoon’. Ruud meldt dat dat niet al vanaf volgende week al kan, want de beslissing tot aanschaf van extra microfoons is nog niet formeel genomen.
Ruud M. tenslotte vraagt zich af waarom in het theaterconcert geen nummers van bijvoorbeeld Paul Simon zijn opgenomen. Die zitten er wel in, zo krijgt hij als antwoord, maar ze worden gezongen door New York Voices. En door Antwood, uiteraard.

Eric sluit hierna de vergadering.

Notulen jaarvergadering Antwood Affair, d.d. 23-01-2009.

Aanwezig: Guido, Joop, René, Ruud v.V., Else, Harriët, Ruud S., Bas, Aart, Cécile, Miriam, Annemarie, Yvonne, Marion, Elise, Hélène, Eric, Ria, Daniëlle, Wim, Corien, Teade, Dick
Afwezig: Huub (met notie), Toon (met notie), Berry (met notie), Lucy (met notie), Tonnie (met notie), Ruud M. (met notie) Marlen, Willeander.

1. Opening.
Eric opent de vergadering en heet iedereen welkom.

2. Goedkeuring notulen vorige jaarvergadering (01-02-2008)
De notulen van de vorige jaarvergadering worden goed gekeurd.

3. Verslag van de verschillende commissies:

 Buitenkoorse activiteiten:
Het orkest heeft in 2008 het koorfeest georganiseerd. Aart geeft aan dat het erg leuk was om te organiseren. Het was ook goed gegaan. Het idee is om elk jaar een andere stemgroep het koorfeest te laten organiseren. Iedereen stemt hier mee in. In 2009 zal de altengroep het koorfeest organiseren. De mannen worden als één groep gerekend.
 P.R. commissie:
René geeft aan dat er meerdere dingen in 2008 zijn gebeurd rondom P.R. Er zijn mails geschreven, promotiepakketjes gestuurd, telefoontjes gepleegd. Er loopt een aantal zaken; er zijn nog weinig zaken concreet. Het contact met Kees vd Ven loopt.
Ideeën rondom P.R. blijven welkom.
 Opbouwploeg
De opbouwploeg is uit elkaar gevallen. Alleen René en Victor zijn over gebleven, aangevuld met koorleden. Als iemand nog mensen weet voor de opbouwploeg, is dit van harte welkom.
 Materiaalbeheer
Er is 1 flightcase stuk. Tonnie heeft een ander drumstel. Er is nu voldoende materiaal. Het bestuur zal bespreken wat we met het oude drumstel kunnen doen.
 Ledenwerving:
Cécile geeft aan in 2008 niet veel te hebben gedaan. De commissie is niet bij elkaar geweest. Dit moet in 2009 wel gaan gebeuren. Het is welkom als er één persoon bij komt. Marion biedt zich aan.
 Choreo:
Else geeft aan dat het plan van aanpak rondom de choreo is rond gemaild. De choreo wordt veel geoefend. Vier weken voor een optreden wordt er in “oorlogsopstelling” geoefend. Else en Hélène bedenken de choreo. Ideeën vanuit de koorleden zijn welkom. De choreo loopt in het algemeen goed. Er moet wel aandacht komen voor de voorste groepjes. Belangrijk is dat de basis eigen wordt.

Kleding:
De commissie is nog niet bij elkaar geweest. Het zwart blijft de basis. De kledingkist kan eventueel voor materiaal gebruikt worden. Dan kan er iets kleiners aangeschaft worden voor de kleding.

4. Verslag secretaris.
Het verslag is door iedereen gelezen.
Joop had als aanvulling zijn huwelijk met Hélène. Dit wordt vermeld.

5. Verslag penningmeester
Teade heeft de jaarrekening gepresenteerd. De ontvangsten en uitgaven zijn nagelopen. We hebben een positief saldo van 145,40 euro. Op de spaarrekening staat 10,385 euro.

Guido vraagt wat gezond is om als spaargeld te hebben. Een positieve reserve is belangrijk om te hebben. Als er bv. mankementen zijn aan materiaal. We hebben op dit moment voldoende reserves. Guido vraagt ook of we kunnen kijken naar draadloze microfoons. Het kost veel, meer dan we hebben aan reserves. Er kan een commissie gevormd gaan worden om daarmee aan de slag te gaan. Guido, Yvonne en Marion willen zich hiervoor opgeven. Het bestuur zal dit oppakken.

6. Verslag kascommissie.
De kascommissie bestond uit Yvonne en Marlèn.
De kas zag er prima uit; complimenten voor de penningmeester.
De volgende kascommissie bestaat uit Yvonne en Annemarie.

7. Bestuursverkiezing.
Daniëlle en Teade zijn aftredend en herkiesbaar. Eric, Hélène en Ria zijn zittend. Voor Daniëlle en Teade moet gestemd worden.
De uitslag is: Daniëlle: 20 stemmen voor
Teade: 23 stemmen voor
Één maal ongeldig
Daarmee zijn zowel Danielle als Teade herkozen als bestuurslid.

8. Familiedag:
Het bestuur heeft een voorstel met betrekking tot de familiedag. De situatie van Antwood Affair is veranderd in de loop der jaren, dus de insteek van de familiedag moet aangepast worden. Een tweede evenement in het jaar, met partners, naast het koorfeest is nog steeds wenselijk. Het bestuur stelt een Barbecue voor. Een barbecue op de vrijdag voor de eerste repetitie na de zomervakantie. Met partners, zonder kinderen. Low budget, bv. bij iemand thuis. Elk jaar zijn er twee of drie personen die de organisatie op zich nemen.
De leden vinden het een leuk idee. Het past beter bij het huidige Antwood Affair. Iedereen is akkoord. Miriam en Eric organiseren het de eerste keer.

9. Thema: “Een kijkje in de spiegel”.

Er zijn opnames in Maasdriel gemaakt. Deze opnames gaan we bekijken. De opdracht is om te kijken wat goed gaat bij jezelf en bij anderen en wat kan beter. Er worden vijf groepen gevormd. Deze gaan bij elkaar zitten en geven daarna een terugkoppeling van wat ze hebben gezien, zowel over henzelf als groep, maar ook over de andere stemgroepen c.q. Antwood als geheel.

Bassen en René:
 Choreo gaat in het algemeen goed. Het is een mooi plaatje.
 Van/ naar de microfoons is wisselend.
 De bewegingen zijn soms anders als je voor of achter staat.
 De bewegingen met de handen zijn soms te verschillend.
 Onlangs het lengteverschil bij de bassen, gaat het goed.

Alten en Ria:
 Niet genoeg power; met als kanttekening dat de opname vertekend overkomt. In de zaal kwam het veel meer energiek over.
 Verschillende handen/armbewegingen.
 1 kort rokje.
 De chemie van het groepje voor is er nog niet.

Sopranen:
 We gaan ervoor.
 Meer energie mag.
 Meer soft focus mag.
 Choreografisch zijn we sterk.
 Tussen de nummers door meer concentratie nodig.

Tenoren en Wim:
 Bewegingen mogen duidelijker.
 Mimiek mag beter.
 Goed op elkaar ingespeeld.
 Het beeldmateriaal willen we graag helemaal zien.
 De solist mag niet meezingen met het koor. Dat is niet mooi.
 Mag meer enthousiasme.
 Een vrolijk nummer komt goed over qua uitstraling.

Orkest:
 Perdido stond er, sfeervol.
 Meer lef, energie, durf en toneelspel.
 Choreo-tip: af en toe stilstaan/ contrast creëren.
 Het duurt soms te lang voordat een nummer loopt.

Aanvullingen van Else en René:
 Else: soms ben ik te veel op de automatische piloot bezig. Belangrijk is om daar bewuster mee om te gaan.
 René: Heeft het afgelopen jaar een positieve ontwikkeling gezien bij Antwood Affair. We staan beter en enthousiaster op het podium.

10. JIA 2009.

De stand van zaken rondom JIA 2009 op 30 mei 2009.
Er zijn al ideeën om JIA 2009 vorm te geven. Hans Snoeijen van De Koffer wil graag meewerken. De subsidie van de gemeente is binnen (1000,00 euro), de gemeente vergunning is binnen. Jump ’n Jive staat in optie. De sponsorpakketten en de flyers zijn klaar.
Omdat de sponsoring moeizamer verloopt als in 2007 ligt er het idee om een loterij te organiseren. De leden lotjes laten verkopen voor bijvoorbeeld 1 euro per lotje. De prijs kan bv. een gesponsorde scooter zijn. We kunnen ook onze cd’s en lotjes op de avond zelf verkopen.
De vraag aan de leden is of er nog andere ideeën zijn voor sponsoring. Ieders inzet is noodzakelijk en wordt ook verwacht.

11. Rondvraag.

Harriët: Een aantal links op de website werken niet. Kan hier naar gekeken worden?
 Aart zal hiernaar kijken.

Worden de foto’s van Maasdriel gebruikt voor de website?
 Er wordt een album toegevoegd aan de website op het members-only gedeelte. De foto’s die op het publieke deel worden niet aangepast want dit zijn juist erg goede en professionele foto’s.

12. Afsluiting.
Eric sluit de vergadering en bedankt iedereen voor de komst en de inzet.