NOTULEN JAARVERGADERING 2011 ANTWOOD AFFAIR, d.d. 27-1-2012
Aanwezig: Eric, Roger, Annemarie, Aart, Bas, Dick, Lucie, Lise, Guido, Daniëlle, Joop, Hélène, Else, Ruud van V., Wim, Ria.
Afwezig: met kennisgeving: Yvonne, Ruud M., Ruud S., Marco, Margot, Cecile; zonder kennisgeving: Marlène, Wilfried, Tonnie, Willeander.

Voorzitter Eric opent de vergadering met twee mededelingen:
– Ben Lindhout heeft besloten te stoppen als p.r.-medewerker. Hij stelt het op prijs als zijn ‘ontslagbrief’ wordt voorgelezen, hetgeen de voorzitter doet. Een resumé: Ben schrijft dat de samenwerking met Antwood voor hem niet goed voelde. Hij miste de interesse en betrokkenheid vanuit de club; koor en Ben zitten niet op dezelfde golflengte, daarom heeft het voor hem geen zin om verder te gaan. Jammer, dat het zo moet eindigen. De voorzitter meldt dat het bestuur op gepaste wijze afscheid zal nemen van Ben.
– De tweede mededeling is van huishoudelijke aard: de melding dat nog een agendapunt wordt toegevoegd aan de agenda, namelijk de voortgang van de ledenwerfacties.

De notulen van de vorige jaarvergadering worden zonder opmerkingen goedgekeurd.
Ook het verslag van de secretaris en dat van de penningmeester worden goedgekeurd. Bij dat van de penningmeester heeft Bas een vraag over de vergoeding aan de leden rondom het uitstapje naar Duitsland, naar het optreden van THV en MT. De voorzitter legt uit dat aan de leden die mee geweest zijn, enkel de benzinekosten zijn vergoed.

De kascommissie kan geen décharge verlenen, omdat beide leden van de commissie – Yvonne en Ruud S. – niet aanwezig zijn. Punt 5 van de agenda wordt derhalve uitgesteld tot nader order.
Wel wordt een nieuwe kascommissie gekozen: Joop en Lucie.

Bij de bestuursverkiezing zijn Ria en Annemarie aftredend en niet herkiesbaar. Zij worden ‘uitgezwaaid’ en bedankt. Conform het voorstel van het bestuur wordt ervoor gekozen het bestuur het komende half jaar uit slechts drie personen te laten bestaan en de benoeming ook voor enkel een half jaar te laten gelden. Guido meldt zich spontaan aan als derde bestuurslid – naast Eric en Roger – en wordt bij acclamatie gekozen.

Update ledenwerfactie:
De voorzitter laat de posters, flyers en ansichtkaarten zien die Cecile ontworpen heeft en heeft laten drukken. Deze materialen zijn vrijelijk te gebruiken door iedereen. Hélène meldt dat ze klanten in de winkel waar ze werkt een ansichtkaart zal meegeven in de tas met gekochte kleding.
Er ic leest de lopende en geplande acties voor:
-ontwerpen en laten drukken van flyers, posters e.d: is gebeurd
-promofilmpjes maken (youtube): gebeurd
-placemats-actie: cancelen we voorlopig
-posters ophangen en flyeren in dorpskernen Mierlo, Eindhoven-Noord, Nuenen, Helmond, Someren, Deurne, Geldrop, Gemert, Brandevoort, TU Eindhoven, Amazing Eindhoven: dat doen Lucie, Margot, Annemarie, Lise, Ruud M. en Marco. Niet alle plaatsen zijn al voorzien van een ‘flyeraar’.
-zangcoaches benaderen: Annemarie en Daniëlle: ze zijn aan het inventariseren
-mailtje maken dat geschikt is om naar netwerk te versturen: Ruud van V., is gebeurd
-miniscriptje maken mbt hoe je ‘vrienden van vrienden’ kunt benaderen: doet Eric
-Repetities bijwonen van andere koren en met besturen praten: doen Eric en Margot
-cd’s/dvd’s branden: heeft Joop gedaan
– Website bijwerken: heeft Aart gedaan
-benaderen studentenkoor Eindhoven: doet Bas
-Benaderen Lichtstad Revue en diverse muziek-connecties : Marco
-algemeen mailtje rondsturen, berichten op facebook e.d: Marco
– contact met zangeres: Tonnie

De voorzitter vraagt of mensen er nog acties aan toe te voegen hebben en of mensen er behoefte aan hebben gaten te vullen in de lijst met acties. Op beide vragen komt geen reactie.

45-jarig jubileum:
Het bestuur vindt het lastig te bepalen hoe om te gaan met het 45-jarig bestaan van Antwood, in oktober 2012. Als we een concert willen verzorgen met een publiekstrekker erbij, moeten we nu al beginnen met de organisatie. Maar wat dan als we in juli besluiten dat het doek moet vallen? Geven we dan een afscheidsconcert? Kortom: welke insteek moeten we kiezen?
Er komen diverse suggesties vanuit de vergadering:
-iets bedenken wat in beide gevallen (afscheid of jubileum ) gebruikt kan worden
-het jubileum – als dat door kan gaan – pas bijvoorbeeld in februari 2013 vieren
-een dagje naar de efteling of een ander uitje, of een etentje, geen concert.
– een gewoon concert, zonder publiekstrekker
– een concert en een leuke afterparty met een band, reunie-achtig
– concert en etentje als we stoppen, concert en regionale bekende band als we doorgaan.
-iets projectmatigs, met oud-leden erbij.
Stof genoeg dus, voor het nieuwe bestuur, om daar eens over te bomen. Wim wijst erop dat we in de statuten hebben staan dat het geld dat Antwood overhoudt na opheffing, naar een bevriende vereniging zou moeten gaan.

Voordat de rondvraag begint, huldigt de voorzitter Ruud en geeft hem de gebruikelijke ‘envelop’. Met dank voor al die uren, die hij weer in Antwood heeft gestopt, in 2011.

Van de rondvraag maakt alleen Joop gebruik. Hij wijst erop dat Toine, beheerder van Loesje, al onze jaarstukken heeft toegezonden gekregen. Dat kan dus niet, vindt Joop terecht.