Jaarverslag secretaris Antwood Affair 2006

Het jaar 2006 was een jaar met daarin de opname van de CD en de DVD. Ook hebben we twee optredens gehad. Het optreden op Jazz in Catstown is verschoven naar 2007.

In 2006 hebben we bij het koor 3 nieuwe leden gekregen: Dit zijn Miriam van Gelder bij de sopranen en Inge van Kleef en Stepanie Voorhoeve bij de alten. Deze laatste heeft inmiddels weer bedankt als lid omdat ze achteraf haar privé leven toch niet combineren met het lidmaatschap. Ook vertrokken als lid zijn Hans en Esther van der Aa, Lucie Kuipers en Hilde Scheffer.

Het bestuur (nog maar bestaand uit 4 bestuursleden) heeft in 2006 de volgende wijzigingen ondergaan: Wim heeft plaats gemaakt voor Eric als voorzitter.
Joop is ons komen versterken als bestuurslid.
Yvonne, Cécile en Ruud S. zijn op hun functies gebleven.

Wat hebben we gedaan in 2006?:

14+15 januari: CD opnames in Studio Markant in Heeze. Dit was een prachtige ervaring, met een resultaat om trots op te zijn.
12 maart: DVD opname bij de werkgever van Aart in Eindhoven. We hebben met ons allen laten zien, dat we geen amateurs zijn.
2 juni: Open repetitie in Den Heuvel te Mierlo.
25 juni: Verenigingendag Stichting promotie Mierlo.
2 juli: Optreden bij de Phileutonia Proms in het Carat te Helmond. Een succesvol optreden in de open lucht met prachtig weer.
8 september: Optreden bij de werkgever van Teade in de “Orangerie” te Roermond. Een optreden op de achtergrond, maar wellicht dat er meer uit voort komt.
15 september: Extra ledenvergadering. Hoe ziet Antwood eruit nu en in de toekomst.
27 oktober: Open repetitie in “De Geseldonk” te Mierlo-Hout.
18 november: Koorfeest in de Sint en Piet stijl. Wederom een actieve en geslaagde avond.
1 december: Open repetitie in “Het Aambeeld” te Stiphout.

Er waren dit jaar twee jubilarissen: Harrie Rombout 30 jaar.
Else van Vlerken 35 jaar.

In 2006 is de ooievaar geland bij Marlen en Wilfried en heeft daar hun derde spruit Sophie afgeleverd.

Er is veel tijd en energie gestoken in het maken van het promotiemateriaal, wat hopelijk gaat resulteren in meer naamsbekendheid en optredens in de toekomst.
Ook zijn de voorbereidingen voor ons 40 jarig jubileum in 2007 in volle gang.

Dus voor 2007 “ LETS PARTY “

Notulen jaarvergadering Antwood Affair, d.d. 27 januari 2006< Aanwezig: Wim, Yvonne, Ruud S., Ruud v. V, Huub, Rini, Harrie, Annemarie, Guido, Eric, Jeanine, Marlèn, Hilde, Else, Ria, Hans, Esther, Rene, Danielle, Lucie, Elise, Ruud M., Joop, Ellen, Maureen. Afwezig met kennisgeving: Cecile, Hélène, Teade, Tonnie, Bas Aart, Wilfried. 1. Opening Wim opent de vergadering en heet iedereen welkom. 2. Goedkeuring notulen vorige jaarvergadering (14-01-2005) De notulen van de vorige jaarvergadering worden goedgekeurd. 3. Verslag secretaris De secretaris verspreidt het jaarverslag van Antwood Affair over het jaar 2005 en leest dit voor. Peter van den Hoven is in 2005 gestopt en staat niet in het jaarverslag vermeld. Dit wordt aangepast. 4. Verslag penningmeester De penningmeester doet verslag van de financiële situatie. Dit krijgt de goedkeuring van iedereen. Er staat nog een bedrag van € 2000,- open om te doneren aan de stichting Pro-Africa. Hiermee wordt gewacht tot er een nieuw project komt, waarbij dit bedrag verdubbeld wordt door sponsoren. 5. Verslag kascommissie / Benoeming nieuwe kascommissie De kascommissie bestond uit Eric en Annemarie. De kas zag er prima uit, dus complimenten voor de penningmeester. De volgende kascommissie bestaat uit Annemarie en Ria. 6. Evaluatie beleidsplan 2005-2008 Wim evalueert de verschillende punten uit het beleidsplan daar waar mogelijk aan de hand van het functioneren van de commissies. Bij de commissie opbouw voor orkestrepetities is een roulatieschema gemaakt dat ervoor moet zorgen, dat bij iedere orkestrepetitie een goed samengestelde opbouwploeg aanwezig is. Joop doet namens de buitenkoorse activiteiten commissie een voorstel om de familiedag en het koorfeest ieder jaar door een zanggroep of orkest te laten organiseren om ook daar een roulatiesysteem te creëren. Tegen dit voorstel is nogal wat verzet en besloten wordt om voor beide evenementen mensen te vragen die dit willen gaan organiseren. Dit zijn de volgende personen: - Feestavond: Maureen, Else, Ria en Lucie. - Familiedag / Barbecue: Ria en Jeanine. Rene Sips is Pr-lid (opbouw en vervoer bij optredens) en floormanager. Hij heeft een inventarisatie gemaakt van alle materialen die gebruikt worden bij optredens. Veel van dit materiaal is in slechte conditie, vooral de kisten zijn onhandelbaar en verschillen te veel in maatvoering. Ook zijn er niet genoeg kisten voor vervoer van bijvoorbeeld de monitoren, welke daardoor onnodig slijten. Het bestuur belooft snelle actie. De kledingcommissie zou een kledingadviseur krijgen, maar daar moet het nieuwe bestuur nog achteraan. PR-commissie zoekt naar een externe man of vrouw die zich met deze problematiek wil bezighouden, maar tot nu toe zonder resultaat. Cecile heeft aangeboden zich in de PR activiteiten te gaan verdiepen en probeert om zoveel mogelijk zaken aan te pakken, maar dit wil niet zeggen dat zij deze kar gaat trekken. De tijd zal moeten uitwijzen wat haar input zal gaan worden. Andere onderwerpen die behandeld zijn naar aanleiding van het beleidsplan: Op 20 maart hebben we een dag gespendeerd aan het bepalen van de meest ideale situatie voor koor en orkest tijdens optredens. De conclusie (een scheidingswand tussen koor en orkest) is geprobeerd tijdens de optredens in mei en goed bevonden. Stand-in problematiek heeft volgens Ruud geen hoge prioriteit. Een stand–in is alleen een vervanger voor een solist als een solist uitvalt en Ruud niet zonder dat nummer een optreden kan verzorgen. De website krijgt binnenkort een update. Een in eigen beheer georganiseerd concert (ala Montezuma’s revenge) is dit jaar niet gelukt door allerlei omstandigheden, zoals geen sponsoren en geen geschikte betaalbare artiest. Voor wat betreft optredens wordt nog een keer op een rij gezet wat er voor dit jaar wellicht in het vooruitzicht ligt: - 14 mei : Wim van Doorne kiosk te Einhoven. Ruud geeft aan dat de communicatie stroef verloopt en houdt rekening met het niet doorgaan van dit optreden. Hij blijft echter proberen. - 2 juli: Optreden in het Carat gaat door. - Jazz in Catstown in Helmond: Jeanine heeft een ingang bij de organisatie, dus hopen maar dat het gaat lukken dit jaar. - Maarten Manders heeft gevraagd of Antwood Affair nog interesse heeft in een optreden met Uzambesi. Hier zullen we zeer kritisch naar moeten kijken en ook 100 % zekerheid hebben dat het kan doorgaan willen we hier serieus op in gaan. 7. Bestuursverkiezing Yvonne en Cecile zijn aftredend en herkiesbaar. Ruud S. is zittend. Voor de openstaande plaats in het bestuur (na het vertrek van Teade) heeft Joop zich kiesbaar gesteld. Wim treedt af als voorzitter, door het bestuur wordt Eric voorgedragen als kandidaat voorzitter. Voor Yvonne, Cecile, Joop en Eric moet dus gestemd worden. Er zijn 24 stemgerechtigden en 4 machtigingen. De uitslag is: Yvonne: 26 stemmen voor. Cecile: 27 stemmen voor. Joop: 28 stemmen voor. Eric: 28 stemmen voor. Wim wordt bedankt voor zijn inzet de afgelopen jaren en krijgt een fles witte wijn aangeboden. 8. Pauze 9. 40 jarig bestaan Antwood Affair in 2007 Eric start als nieuwe voorzitter de vergadering na de pauze en bedankt iedereen voor het in hem gestelde vertrouwen. Het thema voor deze vergadering is het 40 jarige jubileum van Antwood Affair in 2007. Het jubileumjaar zal lopen van 1 januari t/m 31 december, met de nadruk op oktober 2007. Iedereen wordt gevraagd om op een papiertje te schrijven wat hij of zij het liefst wil doen als activiteit in dit jubileumjaar. Alle activiteiten worden genoteerd op een flipover en hierna kan iedereen aangeven welke activiteiten hem of haar het meeste aanstaan d.m.v. plakkertjes bij de desbetreffende activiteit te plakken. De uitkomst wordt door het bestuur besproken, en een aantal activiteiten geselecteerd. Na deze inventarisatie wordt iedereen gevraagd of men wil meewerken aan het organiseren van dit jubileumjaar, hetzij in de commissie Antwood Affair 2007 of om mee te helpen bij de organisatie van een losse activiteit. Er wordt een inventarisatie gemaakt op basis van de aanmeldingen en ook worden de mensen nog benaderd die niet op de vergadering aanwezig zijn. 10. Rondvraag Alvorens de rondvraag wordt gestart heeft Eric nog een algemene vraag: Wie heeft er een vraag aan het bestuur? Ruud v.V. merkt op dat het bestuur en alle leden continue aandacht moeten blijven hebben voor het verwerven van optredens en het aantrekken van nieuwe leden. Lucie: Het vervoer van spullen van de Almhutte naar Den Heuvel tijdens orkestrepetities is zeer bezwaarlijk. Hier moet op korte termijn iets op verzonnen worden. Ruud v.V.: De demo CD zal binnen 3 a 4 weken gemixed zijn. De DVD is de volgende kluif voor Antwood om zich in vast te bijten. De nadruk zal in de eerste helft van de komende repetities dan ook op de choreografie komen te liggen. Ook de kledingcommissie kan aan de slag om ervoor te zorgen dat we er mooi opstaan tijdens de opnamen. Ria: Stelt voor om voortaan van 20.30 uur tot 23.00 uur te repeteren. Ook vraag zij zich af waarom we een eigen bijdrage moeten betalen voor een koorfeest. Else: Alle bijdragen en ideeën voor de kledingcommissie zijn in de komende tijd van harte welkom. Hilde: Wat is een demo CD? Deze wordt niet geperst en verkocht, maar dient als promotiemateriaal. Huub: PR moet meer geprofessionaliseerd worden, om in de toekomst teleurstellingen te voorkomen voor wat betreft te weinig publiciteit voor optredens. Ruud M.: Proberen om in het aanbod van theaters te komen zodat men in het programma vermeldt wordt. Voordat de vergadering wordt gesloten zijn er een aantal personen die bedankt worden voor hun inzet voor Antwood Affair op welke manier dan ook. Peter wordt bedankt met een saunabon voor zijn jarenlange lidmaatschap en bijdrage in bestuur en commissies. Mies krijgt een bloemetje voor haar wekelijkse toewijding achter de bar. Tenslotte is er een bloemetje voor de vrouw van Wim (Gerrie) voor haar steun aan Wim tijdens zijn drukke bezigheden als boegbeeld van Antwood Affair. 11. Afsluiting Eric sluit de vergadering en bedankt iedereen voor de komst en de inzet.

Notulen jaarvergadering Antwood Affair, d.d. 14 januari 2005

Aanwezig: Wim, Jeanine, Yvonne, Teade, Ruud S., Bas, Ruud v. V, Ellen, Hilde, Hélène, Else, Aart, Annemarie, Guido, Joop, Ria, Ruud M., Eric, Peter, Cécile, Tonnie, Elise, Daniëlle, René, Chiel.
Afwezig met kennisgeving: Marlèn, Wilfried, Lucie, Maureen, Harrie, Huub.

1. Opening
Wim opent de vergadering en heet iedereen welkom.

2. Goedkeuring agenda / Notulen vorige jaarvergadering (19-03-2004)
De notulen van de vorige jaarvergadering worden goedgekeurd.
Wel is er een vraag over het feit, dat er in de vorige notulen besloten is om een nieuwe folder te maken, maar dat is tot op heden nog niet gebeurd. Yvonne antwoord hierop, dat Hendrik-Jan in gebreke is gebleven ondanks meerdere toezeggingen en dat ze nu zelf een concept heeft gemaakt naar aanleiding van brainstormsessies van het afgelopen jaar.
Een opmerking die aansluit bij de vorige: Wat doen we met de 7 actiepunten uit de vorige vergadering anders dan alleen maar noteren?
De meeste zaken zijn aangepakt, waarvan een aantal nog in volle gang. Andere zaken duren door diverse omstandigheden wat langer dan verwacht.

3. Verslag secretaris
De secretaris verspreidt het jaarverslag van Antwood Affair over het jaar 2004 en leest dit voor.
Er worden geen tekortkomingen geconstateerd en dus wordt het jaarverslag 2004 goedgekeurd.

4. Verslag penningmeester
De penningmeester doet verslag van de financiële situatie. Dit krijgt de goedkeuring van iedereen.

5. Verslag kascommissie / Benoeming nieuwe kascommissie
De kascommissie bestond uit Eric en Joop.
De kas zag er prima uit en was goed leesbaar, dus complimenten voor de penningmeester.
De volgende kascommissie bestaat uit Annemarie en Eric.

6. Bestuursverkiezing
Jeanine is aftredend en niet herkiesbaar. Cécile is bereid gevonden om haar plaats in het bestuur over te nemen.
Teade en Ruud zijn aftredend en herkiesbaar.
Wim, en Yvonne zijn zittend.
Voor Cécile, Teade en Ruud moet dus gestemd worden. Er zijn 23 stemgerechtigden en 3.machtigingen.
De uitslag is: Cécile: 24 stemmen voor.
Teade: 26 stemmen voor.
Ruud: 25 stemmen voor.
Jeanine wordt bedankt voor haar inzet de afgelopen jaren. Wim kan haar door een foutje in de organisatie helaas niet in de bloemen zetten. Dit zal uiteraard later moeten gebeuren.

7. Repertoire en Stemvorming
Ruud v. V. geeft aan dat de repertoire keuze berust op toeval in het aanbod van goede arrangementen en persoonlijke voorkeur. De keuzes die gemaakt worden moeten aan een aantal voorwaarden voldoen:
– Nieuwe (latin) nummers moeten passen in het huidig repertoire.
– Moeilijk in te studeren nummers combineren met makkelijkere.
– Keuze geënt op een breed publiek.
– Keuze moet ook voor het orkest interessant zijn.
Bij nummers die door meerdere mensen niet leuk gevonden worden zal Ruud per nummer bekijken of hij met dit commentaar iets kan doen.
Suggesties voor nieuwe nummers worden serieus bekeken, waarbij er voor dat nummer wel geschreven muziek voorhanden moet zijn. Dit om niet te veel werk te hebben met het schrijven van arrangementen.
Bas doet een voorstel, om de groep 1 nummer per jaar te laten kiezen.
Chiel merk op, dat nieuwe nummers vol overgave en inzet worden gebracht tijdens optredens, maar dat de oudere nummers soms vervlakken.
Sommige moeilijk in het gehoor liggende nummers worden door een deel van het publiek minder gewaardeerd. Over het algemeen is de mix goed, aldus Chiel.

Ruud heeft voor de groep een verrassing in petto. Voor de stemvorming van de groep heeft hij Michel de Kort weten te strikken. Michel is in staat om amateurs tot grote hoogten te coachen. De groep gaat akkoord met dit voornemen. Michel zal 3 avonden (2 uren per avond) komen en wel op 21 januari, 4 + 18 februari.
Tevens denkt Ruud voor het dubbeloptreden van 20 en 21 mei vier extra repetities op woensdagen
(2 x heren + 2 x dames) nodig te hebben om met name de nieuwe nummers er in te krijgen.

8. Beleidsplan 2005-2008 + Pauze
Tijdens de pauze zullen vier groepen een punt van het beleidsplan onderhanden nemen en daarbij ook een sterkte/zwakte analyse maken.
De vier punten zijn: Presentatie Betrokkenheid Ledenwerving Optredens.
De groepen hebben na de pauze hun beleidsplan en de sterkte/zwakte analyse gepresenteerd. Deze zullen door het bestuur worden uitgewerkt in een beleidsplan. In een nog nader te bepalen ingelaste vergadering wordt dit dan gepresenteerd.

9. Commissies
Vanuit het koor zijn er maar 9 ingevulde formulieren ingeleverd waarop de commissiekeuze kenbaar kon worden gemaakt (betrokkenheid ?). Door tijdgebrek kan dit punt helaas niet behandeld worden in deze jaarvergadering.

10. Rondvraag
Aart: Graag een recente ledenlijst voor de website. Deze komt zo snel mogelijk.
Het gastenboek op de website moet meer gebruikt worden door de leden, anders is het
verstandiger deze te verwijderen.
Bas: Een cd/dvd opname zou een goede PR zijn en ook een streefpunt voor het koor bij gebrek aan
optredens. Het bestuur neemt dit mee.
Annemarie: Gospelmis?. Ja, waarschijnlijk eind 2005.
Hilde: Is getipt dat Antwood dit jaar in het klooster te Nuenen zou staan??
Eric: Wanneer is het beleidsplan klaar? Dit zal zo spoedig mogelijk in de notulen verschijnen.
Zou graag de terugkoppeling van de actiepunten in de notulen terug zien.

11. Afsluiting
Wim sluit de vergadering en bedankt iedereen voor de komst en de inzet.